Gestión Documental para empresas en Colombia con Firma Digital
Nexito Document Manager: centraliza, busca y certifica documentos con IA local. Firma digital y certificación blockchain para tu empresa.
El desafío de la gestión documental en empresas colombianas
Colombia exige la conservación documental según la Ley 594 de 2000 (Ley General de Archivos) con tablas de retención documental (TRD) obligatorias. La facturación electrónica DIAN requiere conservar XML y representación gráfica por 5 años. La Ley 1581 de 2012 de protección de datos personales obliga a implementar controles de acceso y registro de tratamiento. Con más de 1.2 millones de empresas facturando electrónicamente, la gestión documental se complica con documentos soporte para no obligados, nómina electrónica y soportes de pago. El gestor documental con IA centraliza toda la documentación empresarial colombiana con firma digital conforme a la Ley 527 de 1999 y trazabilidad completa.
Cómo funciona el gestor documental en Colombia
Automatización end-to-end del procesamiento documental
Sube tus documentos
Arrastra archivos, conecta tu email o integra con tu ERP. El sistema acepta PDF, XML (factura electrónica), Word, Excel e imágenes.
La IA los procesa
Clasificación automática, extracción de datos con OCR y organización inteligente. Todo procesado localmente.
Busca, firma y certifica
Encuentra cualquier documento en menos de 500ms, firma digitalmente y certifica en blockchain.
Software de gestión documental en Colombia: beneficios clave
Ventajas competitivas para tu empresa
Factura electrónica DIAN
Almacena y organiza facturas electrónicas con extracción automática de NIT, CUFE, valores e impuestos.
Firma digital certificada
Firma digital conforme a la Ley 527 de 1999 y el Decreto 2364 de 2012. Compatible con certificados de entidades acreditadas.
Ley General de Archivos
Cumple con la Ley 594 de 2000 sobre gestión documental y tablas de retención.
Certificación blockchain
Prueba de existencia inmutable para documentos críticos. Verificable públicamente.
Tablas de retención documental
Configura políticas de retención según las TRD de tu empresa conforme a la Ley 594 de 2000, con alertas de vencimiento y procesos de disposición final automatizados.
Protección de datos Ley 1581
Control de acceso granular, registro de tratamiento de datos personales y herramientas para atender derechos ARCO según la Ley de Protección de Datos colombiana.
Documentos que gestionan las empresas colombianas
Procesamos todo tipo de documentos empresariales
Facturas electrónicas
Facturas de venta, notas crédito/débito y documentos equivalentes electrónicos.
Contratos y acuerdos
Contratos laborales, comerciales, de prestación de servicios y arrendamiento.
Documentos tributarios
RUT, declaraciones, certificados de retención y documentación DIAN.
Expedientes laborales
Contratos de trabajo, afiliaciones a seguridad social y certificaciones.
Nómina electrónica DIAN
Conserva documentos soporte de pago de nómina electrónica (DSNE) con los campos requeridos por la DIAN para validación y consulta.
Documentación de licitaciones
Gestiona pliegos, propuestas, actas y contratos de procesos de contratación pública SECOP con trazabilidad y firma digital certificada.
Integración con sistemas utilizados en Colombia
El gestor documental se conecta con los principales ERPs y sistemas del mercado colombiano mediante API REST y conectores nativos.
Gestor documental adaptado a cada país
Cumplimos con las normativas de firma digital, facturación electrónica y protección de datos en Latinoamérica y España
Preguntas frecuentes sobre gestión documental en Colombia
Resolvemos tus dudas sobre gestión documental
¿El gestor cumple con la Ley General de Archivos (Ley 594) y las TRD?
¿El gestor cumple con la Ley General de Archivos (Ley 594) y las TRD?
Sí. El sistema permite configurar tablas de retención documental por serie y subserie, con alertas automáticas de vencimiento de plazos de retención. Al cumplirse el período, genera el proceso de disposición final (eliminación, conservación permanente o selección) conforme a la normativa del Archivo General de la Nación.
¿La firma digital tiene validez legal para contratos y licitaciones en Colombia?
¿La firma digital tiene validez legal para contratos y licitaciones en Colombia?
Sí. La firma digital cumple con la Ley 527 de 1999 y el Decreto 2364 de 2012. Integramos con entidades de certificación digital acreditadas por la ONAC (Certicámara, Andes SCD, GSE). Los documentos firmados tienen la misma validez jurídica que los firmados en papel según la legislación colombiana.
¿Cómo maneja la conservación de facturas electrónicas DIAN por 5 años?
¿Cómo maneja la conservación de facturas electrónicas DIAN por 5 años?
El sistema almacena tanto el XML como la representación gráfica de cada factura electrónica DIAN, conservando el CUFE, la firma digital y los metadatos de integridad. Las facturas se mantienen accesibles y verificables durante los 5 años que exige la normativa tributaria colombiana, con búsqueda instantánea por CUFE, NIT o cualquier campo.
¿Cumple con la Ley de Protección de Datos (Ley 1581 de 2012)?
¿Cumple con la Ley de Protección de Datos (Ley 1581 de 2012)?
Sí. Implementa control de acceso por roles, registro de tratamiento de datos personales, cifrado AES-256 y herramientas para atender derechos ARCO (Acceso, Rectificación, Cancelación, Oposición). Incluye flujo para gestionar autorizaciones de tratamiento y solicitudes de titulares según la normativa de la SIC.
¿Tienes más preguntas?
Agenda una consulta gratuita¿Listo para centralizar tus documentos?
Solicita una demo personalizada y descubre cómo el gestor documental puede optimizar tu empresa.
