Colombia
Factura electrónica (CUFE), XML y PDF · NIT · 10 años · art. 60 del Código de Comercio
SAP, Siigo, Helisa, Siesa, World Office
Nexito Document Manager · Facturas, contratos e historias laborales
Gestión documental para empresas en Colombia, con búsqueda en el texto y OCR
Nexito Document Manager es el software de gestión documental para empresas en Colombia: guarda tus facturas electrónicas con su XML y su PDF, tus contratos y tus historias laborales; los encuentra buscando dentro de su texto, también en los escaneos; los clasifica con IA que corre en los servidores de tu implementación, sin mandar tus documentos a servicios de IA externos, y te deja certificarlos en blockchain; la firma electrónica, con sello de tiempo y evidencias, se activa en tu implementación. Con el conector que desarrollamos en tu implementación, trabaja junto a SAP, Siigo, Helisa o el ERP que uses.
En la demo hablas con Adrián Martín Toro, que construye el producto. Por videollamada, con documentos de ejemplo como los tuyos.
Nexito Document Manager Buscas un NIT y aparece todo lo que lo menciona
Datos de ejemplo
Document Manager 902.681.276-9
Buscar dentro del texto de todos los documentos
902.681.276-9
Tipo: todos Fecha: 2026 Resultados: 4
FE4817.pdf Factura electrónica
Proveedores / Cartones y Empaques Bosaquira
NIT 902.681.276-9 · Factura electrónica de venta FE4817 · Total a pagar $ 6.140.400
Otrosi-1-contrato-suministro-2026.pdf Contrato
Jurídico / Contratos de proveedores
…y CARTONES Y EMPAQUES BOSAQUIRA S.A.S., identificada con NIT 902.681.276-9, acuerdan modificar el precio por caja a $ 2.150…
Huella certificada en blockchainTransferencia-FE4652.pdf Comprobante de pago
Tesorería / Pagos a proveedores
Beneficiario NIT 902.681.276-9 · Valor $ 4.950.400 · Referencia FE4652
Certificacion-bancaria-Bosaquira.pdf Certificación bancaria
Proveedores / Cartones y Empaques Bosaquira
…a nombre de Cartones y Empaques Bosaquira S.A.S., NIT 902.681.276-9, cuenta corriente…
Escaneo leído con OCR
No nos conectamos con la DIAN ni somos entidad de certificación digital: organizamos, buscamos y guardamos los documentos que ya tienes.
También lo encuentra dentro del escaneo de la certificación bancaria.
Verificación Otrosí al contrato de suministro
- Versión
- v3 · 24/09 · 9:31 a. m.
- Huella SHA-256
- 71af…d2e8
- Certificación en blockchain
- Registrada
- Verificación pública
- Quien lo reciba sube el archivo y comprueba la huella en una página pública, sin cuenta
- Firma electrónica con sello de tiempo y evidencias
- Se activa en tu implementación
Funciones
Qué hace con cada documento: lo incluido y lo que se activa al implementarlo
| Qué | Cómo funciona | Cuándo |
|---|---|---|
| Búsqueda en el texto | Dentro de PDF, Word y Excel, y de los escaneos gracias al OCR; filtra por tipo de documento, fecha, tamaño o carpeta | Incluido |
| Clasificación y resumen | La IA reconoce si es una factura, un contrato, una nómina o un acta, y lo resume. Corre en los servidores de tu implementación | Incluido |
| Versiones | Cada versión se guarda con su huella SHA-256; lo borrado va a la papelera y se puede recuperar | Incluido |
| Certificación en blockchain | Certificas cada documento o, de una vez, los que selecciones: cada uno recibe al momento un sello de tiempo y su huella queda anclada en una blockchain pública. Con el recibo, cualquiera lo comprueba, también sin nosotros, y quien lo reciba lo verifica en una página pública, sin cuenta | Incluido |
| Usuarios y roles | Administración, edición y consulta | Incluido |
| Dónde están los datos | Tú eliges: en servidores de la Unión Europea, en tu país o en los de tu empresa | Incluido |
| Firma electrónica | Con sello de tiempo al completar la firma y certificado de evidencias; varios firmantes, en orden o a la vez, sin crearse cuenta y también desde el celular | Se activa en tu implementación |
| Búsqueda dentro del XML | Buscar por los datos del XML de cada factura electrónica y tenerlo junto a su PDF | Se activa en tu implementación |
| Permisos por carpeta | Que contabilidad, jurídico y gestión humana vean sólo lo suyo | Se activa en tu implementación |
| Entrada automática | Que lleguen solos desde el buzón de facturación, el escáner o tu ERP | Se activa en tu implementación |
| Registro de actividad | Quién subió, abrió o cambió cada documento | Se activa en tu implementación |
| Reglas de conservación y TRD | Las reglas de conservación y disposición final de cada serie | Se activa en tu implementación |
| Firma digital con certificado | Cuando un documento exige firma digital de una entidad de certificación acreditada por ONAC, se integra con tu prestador o certificado | Se activa en tu implementación |
Document Manager Versiones
| Versión | Cuándo | Qué | SHA-256 |
|---|---|---|---|
| v1 | 15/09 · 10:12 a. m. | Borrador | 4e1b…a93c |
| v2 | 18/09 · 4:40 p. m. | Revisión | c07d…5f12 |
| v3 | 24/09 · 9:31 a. m. | Versión final | 71af…d2e8 |
Certificación en blockchain: la versión final recibe al momento un sello de tiempo y su huella queda anclada en una blockchain pública; con el recibo, cualquiera lo comprueba, también sin nosotros.
Verificación pública: quien reciba el documento lo comprueba en una página pública, sin cuenta: subiendo el archivo o con su huella.
Si alguien cambia una coma, la huella cambia y se ve. La firma electrónica, con sello de tiempo y certificado de evidencias, se activa en tu implementación.
Los documentos de cada comprobante contable, junto a tu ERP
Nos conectamos con tu ERP: SAP, Siigo, Helisa, Siesa, World Office, Alegra, Microsoft Dynamics 365, Odoo… La conexión de Document Manager con tu ERP la desarrollamos en tu implementación, adaptándonos a tus integraciones actuales para que tu equipo toque lo mínimo.
SAP Siigo Helisa Siesa World Office Alegra Microsoft Dynamics 365 Odoo el tuyo
SAP · Comprobante contable de la factura MI2291
| Cuenta | Concepto | Débito | Crédito |
|---|---|---|---|
| 5145 | Mantenimiento y reparaciones | 3.800.000 | |
| 2408 | IVA descontable | 722.000 | |
| 2335 | Costos y gastos por pagar · Guaduamar | 4.522.000 |
Cuadra: 4.522.000 débito = 4.522.000 crédito
Documentos del comprobante, en el Document Manager
- MI2291.xml
- MI2291.pdf
- Orden-servicio-mantenimiento-2026.pdf
- Acta-entrega-mantenimiento-septiembre.pdf
Se activa en tu implementación Abrirlos desde el comprobante contable, con el conector de tu ERP
Cuando la DIAN pide los soportes, ya sabes dónde están
Martes 13/10/2026 · requerimiento ordinario
Llega el requerimiento
La DIAN pide las facturas, el contrato y los pagos que soportan el IVA descontable que tomaste con Cartones y Empaques Bosaquira en el bimestre julio-agosto. Tienes al menos 15 días calendario para responder.
Buscas su NIT
902.681.276-9 en todo el archivo: 6 facturas en PDF, 6 comprobantes de transferencia, el contrato de suministro y su otrosí, también lo escaneado.
Preparas la respuesta
Filtras por fecha y tipo, compruebas con la huella que cada documento es la versión guardada y lo descargas para tu contador.
Las facturas y sus soportes se conservan mientras la declaración no esté en firme (por regla general, 3 años), y los libros y papeles del comerciante, 10 años. Las reglas de conservación y disposición final las configuramos en tu implementación.
Facturas, contratos e historias laborales, cada uno en su carpeta
Los roles de administración, edición y consulta vienen incluidos. Las carpetas de tu empresa, por series si ya tienes tus tablas de retención, y qué área ve cada una se configuran contigo.
Permisos por carpeta: se activa en tu implementación
| Carpeta | Qué guarda | Quién la ve |
|---|---|---|
| Facturas y soportes contables | Facturas electrónicas de venta con su XML y su PDF, notas crédito y débito, documentos soporte, cuentas de cobro, comprobantes de egreso y de transferencia, certificados de retención y el RUT de los proveedores | Contabilidad y tesorería |
| Contratos y otrosíes | Suministro, prestación de servicios, arrendamiento y confidencialidad, con sus otrosíes y sus pólizas | Jurídico y compras |
| Historias laborales | Contrato de trabajo, afiliaciones a EPS, fondo de pensiones, ARL y caja de compensación, planillas PILA, soportes de nómina electrónica y certificaciones laborales | Gestión humana |
| Documentos societarios y permisos | Certificado de existencia y representación legal, estatutos, actas de asamblea y de junta directiva, poderes, RUT de la empresa, inscripción de bases de datos ante la SIC y licencias de funcionamiento | Gerencia y secretaría general |
En la demo hablas con Adrián Martín Toro, que construye el producto. Equipo en España; atención por WhatsApp y videollamada.
Quién está detrásLo que preguntan las empresas en Colombia
- Una carpeta compartida sólo guarda archivos. Un gestor documental como Nexito Document Manager los encuentra por su contenido (también los escaneos, gracias al OCR), los clasifica con IA, guarda cada versión con su huella, controla quién entra con roles y te deja certificarlos en blockchain sin salir de la plataforma; la firma electrónica se activa en tu implementación.
- La firma electrónica con sello de tiempo, evidencias y certificación en blockchain se activa en tu implementación. Cuando la activamos, el sello se pone al completar la firma y queda un certificado con los firmantes, las fechas y las huellas. Hoy ya funcionan las versiones con su huella SHA-256, la certificación en blockchain y la verificación pública sin cuenta, con las que cualquiera comprueba que un documento no ha cambiado. En Colombia, la Ley 527 de 1999 y el Decreto 1074 de 2015 aceptan la firma electrónica cuando es confiable y apropiada para el fin, y presumen que cumple si las partes acuerdan usarla; su peso como prueba depende del caso. Cuando un documento exige firma digital con el certificado de una entidad de certificación acreditada por ONAC, se integra con tu prestador o certificado.
- No. La factura electrónica y la nómina electrónica las firma digitalmente quien las emite, tú o tu proveedor tecnológico, según la política de firma de la DIAN. Nexito Document Manager guarda su XML y su PDF y te los encuentra; no emite documentos ni se conecta con la DIAN. Si además quieres que las facturas de tus proveedores se lean y lleguen a tu ERP, eso lo hace Nexito Financial Suite.
- Los libros y papeles del comerciante, al menos 10 años, en papel o en un medio electrónico que garantice su reproducción exacta. Las facturas, incluido su XML, y los demás soportes tributarios, mientras la declaración no esté en firme: por regla general, 3 años, y más si hay pérdidas fiscales o precios de transferencia. Los registros del sistema de seguridad y salud en el trabajo, 20 años desde el retiro del trabajador. Las reglas de conservación de cada tipo de documento las configuramos en tu implementación, y se revisan con tu contador.
- La Ley 594 de 2000 obliga a las entidades del Estado y a los particulares que cumplen funciones públicas a tener sus tablas de retención documental, y las empresas vigiladas por una superintendencia deben llevar un archivo organizado. Hoy organizas tus documentos en carpetas por series y subseries, con cada versión y su huella. Las reglas de conservación y disposición final de tus tablas las configuramos en tu implementación.
- Depende del documento, y conviene revisarlo con tu abogado. Los libros y papeles del comerciante se pueden conservar en un medio electrónico que garantice su reproducción exacta, y una copia vale como el original salvo que la ley pida el original; pero un pagaré o una letra no se cobran sin el original. Nexito Document Manager lee los escaneos con OCR, guarda cada versión con su huella y puede certificarla en blockchain; no hace digitalización certificada ni guarda papel.
- Sí, a encontrar y entregar los soportes a tiempo: la DIAN da al menos 15 días calendario para responder un requerimiento ordinario. Puedes localizar cualquier factura, contrato o comprobante buscando por el NIT o por cualquier texto de su PDF, filtrar por fecha y tipo y descargarlos. No valida facturas ante la DIAN; buscar dentro del XML y exportar de una vez todo lo que pide una revisión lo activamos en tu implementación.
- Usuarios con roles, versiones con su huella y tus datos donde tú elijas: en servidores de la Unión Europea, en tu país o en los de tu empresa. Lo dejamos decidido en la implementación. La IA corre en esos mismos servidores: tus documentos no se mandan a servicios de IA externos. Cuando un titular hace una consulta, que se atiende en un máximo de 10 días hábiles, encuentras sus documentos buscando su cédula. El registro de quién abrió cada documento y el flujo para atender consultas y reclamos se activan en tu implementación.
- No publicamos precios. El precio, según el alcance: lo vemos contigo después de la demo. La implementación es la puesta en marcha: dejamos decidido dónde viven tus datos, creamos tus carpetas y tus roles, y activamos lo que necesites, como los permisos por carpeta, la entrada desde tu buzón o la conexión con tu ERP.
¿No está tu pregunta? Escríbenos por WhatsApp al +34 950 79 45 43.
Document Manager en otros países
¿Tu grupo tiene empresas fuera de Colombia? Cada país, con sus comprobantes.
- ES España Factura
- MX México CFDI
- PE Perú CPE
- CL Chile DTE
- AR Argentina Comprobante con CAE
- EC Ecuador RIDE
- BO Bolivia Factura SIAT (CUF)
- PY Paraguay DE y KuDE
- PA Panamá Factura electrónica (CAFE)
- CR Costa Rica Comprobante electrónico 4.4
- SV El Salvador DTE (CCF, tipo 03)
- DO Rep. Dominicana e-CF y NCF
¿También quieres que las facturas de tus proveedores se lean solas y lleguen a tu comprobante contable? Nexito Financial Suite en Colombia.
Cuéntanos qué te cuesta encontrar
Un otrosí escaneado, la factura electrónica de hace tres años con su XML, la historia laboral de un empleado. En la demo ves, con documentos de ejemplo como esos, cómo se suben, cómo se encuentran por lo que dicen dentro y cómo cada versión queda guardada con su huella y certificada en blockchain. Si traes tus dudas y tus documentos, los miramos juntos.
O escríbenos: WhatsApp +34 950 79 45 43