Gestión Documental para empresas en Costa Rica con Firma Digital
Nexito Document Manager: centraliza, busca y certifica documentos con IA local. Firma digital y certificación blockchain para tu empresa.
El desafío de la gestión documental en empresas costarricenses
Costa Rica exige la conservación de comprobantes electrónicos por los plazos legales del Ministerio de Hacienda, con el sistema de facturación electrónica basado en clave numérica de 50 dígitos. Las empresas gestionan facturas electrónicas, tiquetes, notas de crédito y documentación de la CCSS (Caja Costarricense de Seguro Social). La Ley de Protección de la Persona frente al Tratamiento de sus Datos Personales (Ley 8968) requiere controles de acceso. El gestor documental centraliza y archiva toda la documentación, aplica retención por plazos legales, firma digital y certificación blockchain; no se conecta ni valida los comprobantes contra el Ministerio de Hacienda ni el portal TRIBU-CR.
Cómo funciona el gestor documental en Costa Rica
Automatización end-to-end del procesamiento documental
Sube tus documentos
Arrastra archivos, conecta tu email o integra con tu ERP. El sistema acepta PDF, XML (comprobantes electrónicos), Word, Excel e imágenes.
La IA los procesa
Clasificación automática, extracción de datos con OCR y organización inteligente. Todo procesado localmente.
Busca, firma y certifica
Encuentra cualquier documento en menos de 500ms, firma digitalmente y certifica en blockchain.
Software de gestión documental en Costa Rica: beneficios clave
Ventajas competitivas para tu empresa
Facturación electrónica Hacienda
Almacena y organiza comprobantes electrónicos con extracción automática de cédula, clave numérica, montos e IVA.
Firma digital certificada
Firma digital conforme a la Ley 8454 de Certificados, Firmas Digitales y Documentos Electrónicos.
Conservación por plazos legales
Conserva los comprobantes electrónicos por los plazos legales aplicables, con retención automática y trazabilidad.
IVA multitarifa documentado
Organiza facturas clasificadas por tarifa de IVA (1%, 2%, 4%, 13%, exento) según la Ley 9635, facilitando auditorías.
Documentación CCSS integrada
Gestiona planillas, certificaciones de la CCSS y documentación laboral con alertas de vencimiento.
Certificación blockchain
Prueba de existencia inmutable para contratos y documentos críticos. Verificable públicamente.
Documentos que gestionan las empresas costarricenses
Procesamos todo tipo de documentos empresariales
Comprobantes electrónicos
Facturas electrónicas, tiquetes, notas de crédito/débito y documentos Hacienda.
Contratos comerciales
Contratos de compraventa, arrendamiento, servicios y confidencialidad.
Documentos laborales
Contratos de trabajo, planillas, liquidaciones y documentación CCSS.
Comprobantes con clave numérica
Conserva facturas electrónicas con su clave de 50 dígitos y el estado de aceptación tal como consta en el propio comprobante, para búsqueda y archivo.
Documentación CCSS y laboral
Planillas de la Caja Costarricense de Seguro Social, certificaciones, constancias laborales y documentos del INS.
Documentación legal
Escrituras públicas, poderes, certificaciones y documentación notarial.
Integración con sistemas utilizados en Costa Rica
El gestor documental se conecta con los principales ERPs y sistemas del mercado costarricense mediante API REST y conectores nativos.
Gestor documental adaptado a cada país
Cumplimos con las normativas de firma digital, facturación electrónica y protección de datos en Latinoamérica y España
Preguntas frecuentes sobre gestión documental en Costa Rica
Resolvemos tus dudas sobre gestión documental
¿Conserva facturas electrónicas con su estado de aceptación?
¿Conserva facturas electrónicas con su estado de aceptación?
Sí. Almacena cada factura con su clave numérica de 50 dígitos y el estado de aceptación y mensaje de respuesta tal como figuran en el propio comprobante, con búsqueda por clave, cédula o campo. El gestor archiva los documentos; no se conecta ni valida los comprobantes contra el Ministerio de Hacienda ni el portal TRIBU-CR.
¿La firma digital tiene validez en Costa Rica?
¿La firma digital tiene validez en Costa Rica?
Sí. Conforme a la Ley de Certificados, Firmas Digitales y Documentos Electrónicos (Ley 8454). Integramos con el SINPE del Banco Central como CA raíz.
¿Cumple con la Ley de Protección de Datos (Ley 8968)?
¿Cumple con la Ley de Protección de Datos (Ley 8968)?
Sí. Control de acceso, cifrado AES-256 y registro de tratamiento. Herramientas para atender derechos ante PRODHAB (Agencia de Protección de Datos).
¿Clasifica facturas por las 4 tarifas de IVA?
¿Clasifica facturas por las 4 tarifas de IVA?
Sí. Organiza comprobantes por tarifa (13%, 4%, 2%, 1%, exento) según Ley 9635 para facilitar la preparación de la declaración D-104.
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