Costa Rica
Comprobante electrónico 4.4, XML y PDF · Cédula jurídica · 5 años · art. 109 del Código Tributario
SAP, Odoo, Softland, Alegra
Nexito Document Manager · Comprobantes, contratos y expedientes
Gestión Documental para empresas en Costa Rica con búsqueda en el texto y OCR
Nexito Document Manager es el gestor documental para empresas en Costa Rica: archiva tus comprobantes electrónicos con su XML, la respuesta de Hacienda y el PDF, tus contratos y tus expedientes laborales; los encuentra buscando dentro de su texto, también en los escaneos; los clasifica con IA que corre en los servidores de tu implementación, sin mandar tus documentos a servicios de IA externos, y te deja certificarlos en blockchain; la firma electrónica, con sello de tiempo y evidencias, se activa en tu implementación. Con el conector que desarrollamos en tu implementación, trabaja junto a SAP, Odoo, Softland, Alegra o el ERP que uses.
En la demo hablas con Adrián Martín Toro, que construye el producto. Por videollamada, con documentos de ejemplo como los tuyos.
Nexito Document Manager Buscas la cédula de un proveedor y aparece todo lo que la menciona
Datos de ejemplo
Document Manager 3-101-Z95874
Buscar dentro del texto de todos los documentos
3-101-Z95874
Tipo: todos Fecha: 2026 Resultados: 4
506230926003101Z9587400100001010000004822171840352.pdf Factura electrónica
Proveedores / Empaques Ujarrana
Emisor: Empaques Ujarrana S.A. · Cédula jurídica 3-101-Z95874 · Consecutivo 00100001010000004822 · Total comprobante ₡1.629.460,00
Contrato-suministro-empaques-2026.pdf Contrato
Jurídico / Contratos de proveedores
…Empaques Ujarrana S.A., cédula jurídica 3-101-Z95874, en adelante «el Proveedor»…
Huella certificada en blockchainTransferencia-SINPE-25-09-2026.pdf Comprobante de pago
Tesorería / Pagos a proveedores
Beneficiario: Empaques Ujarrana S.A. · Identificación 3-101-Z95874 · Monto ₡1.534.540,00
Personeria-Empaques-Ujarrana.pdf Certificación de personería jurídica
Proveedores / Empaques Ujarrana
…la sociedad Empaques Ujarrana Sociedad Anónima, cédula jurídica 3-101-Z95874, se encuentra inscrita…
Escaneo leído con OCR
No nos conectamos con Hacienda ni con TRIBU-CR, no validamos comprobantes ni emitimos firma digital certificada: organizamos, buscamos y guardamos con su huella los documentos que ya tienes.
También la encuentra dentro del escaneo de la personería.
Verificación Contrato de suministro
- Versión
- v3 · 23/09 · 09:31
- Huella SHA-256
- 4be2…a17c
- Certificación en blockchain
- Registrada
- Verificación pública
- Quien lo reciba sube el archivo y comprueba la huella en una página pública, sin cuenta
- Firma electrónica con sello de tiempo y evidencias
- Se activa en tu implementación
Funciones
Qué hace con cada documento: lo incluido y lo que se activa al implementarlo
| Qué | Cómo funciona | Cuándo |
|---|---|---|
| Búsqueda en el texto | Dentro de PDF, Word y Excel, y de los escaneos gracias al OCR: la cédula, la clave numérica impresa en el PDF o cualquier palabra; filtra por tipo de documento, fecha, tamaño o carpeta | Incluido |
| Clasificación y resumen | La IA reconoce si es una factura, un contrato, una escritura o un poder y lo resume. Corre en los servidores de tu implementación | Incluido |
| Versiones | Cada versión se guarda con su huella SHA-256; lo borrado pasa a la papelera y se puede recuperar | Incluido |
| Certificación en blockchain | Certificas cada documento o, de una vez, los que selecciones: cada uno recibe al momento un sello de tiempo y su huella queda anclada en una blockchain pública. Con el recibo, cualquiera lo comprueba, también sin nosotros, y quien lo reciba lo verifica en una página pública, sin cuenta | Incluido |
| Usuarios y roles | Administración, edición y consulta | Incluido |
| Dónde están los datos | Tú eliges dónde: en servidores de la Unión Europea, en tu país o en los de tu empresa. Conexiones cifradas y respaldo diario | Incluido |
| Firma electrónica | Con sello de tiempo al completar la firma y certificado de evidencias; varios firmantes, en orden o a la vez, sin que tengan que registrarse, también desde el celular | Se activa en tu implementación |
| Búsqueda dentro del XML | Buscar dentro del XML 4.4 de cada comprobante y de la respuesta de Hacienda, y tenerlos junto a su PDF | Se activa en tu implementación |
| Entrada automática | Que los XML y PDF que llegan a tu buzón de facturas, o los documentos de tu ERP, se archiven solos | Se activa en tu implementación |
| Permisos por carpeta | Que cada área (contabilidad, proveeduría, recursos humanos) vea sólo lo suyo | Se activa en tu implementación |
| Reglas de conservación | Los 5 años de los comprobantes y los libros hasta 5 años después del cierre del negocio, por tipo de documento | Se activa en tu implementación |
| Avisos de vencimiento | Contratos, póliza de riesgos del trabajo, patente y permiso sanitario | Se activa en tu implementación |
| Registro de actividad | Quién subió, abrió o cambió cada documento | Se activa en tu implementación |
| Firma digital certificada | Cuando un documento la exige (Ley 8454, certificador registrado ante el MICITT), se integra con tu certificado o prestador | Se activa en tu implementación |
Document Manager Versiones
| Versión | Cuándo | Qué | SHA-256 |
|---|---|---|---|
| v1 | 15/09 · 10:12 | Borrador | 9dfc…4e0b |
| v2 | 18/09 · 16:40 | Revisión | 9e48…7f01 |
| v3 | 23/09 · 09:31 | Versión final | 4be2…a17c |
Certificación en blockchain: la versión final recibe al momento un sello de tiempo y su huella queda anclada en una blockchain pública; con el recibo, cualquiera lo comprueba, también sin nosotros.
Verificación pública: quien reciba el documento lo comprueba en una página pública, sin cuenta: subiendo el archivo o con su huella.
Si alguien cambia una coma, la huella cambia y se ve. La firma electrónica, con sello de tiempo y certificado de evidencias, se activa en tu implementación.
Los documentos de cada asiento, junto a tu ERP
Nos conectamos con tu ERP: SAP, Odoo, Softland (Exactus), Alegra, Microsoft Dynamics 365… La conexión de Document Manager con tu ERP la desarrollamos en tu implementación, adaptándonos a tus integraciones actuales para que tu equipo toque lo mínimo.
SAP Business One SAP S/4HANA Odoo Softland Alegra Microsoft Dynamics 365 el tuyo
SAP · Asiento de la factura 00100001010000004822
| Cuenta | Concepto | Débito | Crédito |
|---|---|---|---|
| 5.1.03 | Material de empaque · bodega San José | 1.358.000,00 | |
| 1.1.05 | IVA crédito fiscal | 176.540,00 | |
| 2.1.01 | Cuentas por pagar proveedores · Empaques Ujarrana S.A. | 1.534.540,00 |
Cuadra: 1.534.540,00 débito = 1.534.540,00 crédito
Documentos del asiento, en el Document Manager
- 506230926003101Z9587400100001010000004822171840352.xml
- 506230926003101Z9587400100001010000004822171840352_respuesta.xml
- 506230926003101Z9587400100001010000004822171840352.pdf
- NC-00100001030000000317.pdf
- Contrato-suministro-empaques-2026.pdf
Se activa en tu implementación Abrirlos desde el asiento, con el conector de tu ERP
Cuando Hacienda pide la documentación, ya sabes dónde está
Lunes 16/11/2026 · requerimiento de información
Llega el requerimiento
Piden los comprobantes, la orden de compra y los pagos que respaldan el crédito fiscal de tus compras a Empaques Ujarrana S.A. en la declaración 150 de setiembre. Tienes 10 días hábiles.
Buscas su cédula
3-101-Z95874 en todo el archivo: 3 comprobantes de setiembre en PDF, la nota de crédito de las 200 cajas, la orden de compra OC-2026-0418, el contrato de suministro y 2 transferencias, también lo escaneado.
Preparas la entrega
Filtras por fecha y tipo, compruebas que cada documento es la versión guardada y lo descargas para tu contador.
Comprobantes, contratos y expedientes, cada uno en su carpeta
Los roles de administración, edición y consulta vienen incluidos. Las carpetas de tu empresa y qué área ve cada una se configuran contigo.
Permisos por carpeta: se activa en tu implementación
| Carpeta | Qué guarda | Quién la ve |
|---|---|---|
| Comprobantes y Hacienda | Comprobantes electrónicos 4.4 con su XML, la respuesta de Hacienda y el PDF, notas de crédito y declaraciones 150 y 270 | Contabilidad |
| Contratos y proveedores | Contratos de suministro, servicios y arrendamiento, órdenes de compra y personerías jurídicas | Proveeduría y jurídico |
| Expedientes laborales | Contratos de trabajo, planillas de la CCSS, póliza de riesgos del trabajo del INS, vacaciones y aguinaldo | Recursos humanos |
| Sociedad y permisos | Escritura constitutiva, personería, poderes, libros de actas, beneficiarios finales, patente municipal y permiso sanitario de funcionamiento | Dirección |
En la demo hablas con Adrián Martín Toro, que construye el producto. Equipo en España; atención por WhatsApp y videollamada.
Quién está detrásLo que preguntan las empresas en Costa Rica
- Una carpeta compartida sólo guarda archivos. Un gestor documental como Nexito Document Manager los encuentra por su contenido (también los escaneos, gracias al OCR), los clasifica con IA, guarda cada versión con su huella SHA-256, controla quién entra con usuarios y roles y te deja certificarlos en blockchain sin salir de la plataforma; la firma electrónica se activa en tu implementación.
- La firma electrónica con sello de tiempo, evidencias y certificación en blockchain se activa en tu implementación. Cuando la activamos, los firmantes firman desde el enlace del correo, al completarse la firma el documento recibe su sello de tiempo y se genera un certificado con los firmantes, las fechas y las huellas. Hoy ya funcionan las versiones con su huella SHA-256, la certificación en blockchain y la verificación pública sin cuenta, con las que cualquiera comprueba que un documento no ha cambiado. La Ley 8454 reconoce el documento electrónico como equivalente al físico y le da fuerza probatoria; su peso como prueba depende del caso. La firma digital certificada —la que se hace con el certificado vigente de un certificador registrado ante el MICITT— es otra cosa: tiene presunción de autoría y es la que exigen los documentos públicos electrónicos y muchos trámites con el Estado. Si un documento la necesita, se integra con tu certificado o prestador.
- Sí, a encontrar y entregar la documentación a tiempo. Un requerimiento de información da, en general, 10 días hábiles para contestar. Con Nexito Document Manager buscas la cédula de un proveedor, la clave numérica que trae el PDF o cualquier texto de tus documentos, filtras por fecha y tipo, compruebas que cada uno es la versión guardada y los descargas para tu contador. No consulta Hacienda ni valida los comprobantes: eso es Nexito Financial Suite, con la conexión que activamos en tu implementación.
- Los comprobantes y los documentos que respaldan tus impuestos, 5 años (artículo 109 del Código Tributario), y los libros de contabilidad, hasta 5 años después del cierre del negocio (artículo 234 del Código de Comercio). Hacienda tiene 4 años para revisar, y hasta 10 en algunos casos; las acciones de un contrato de trabajo prescriben al año de terminar la relación. Nexito Document Manager guarda cada documento con su huella y su historial de versiones; las reglas de conservación por tipo de documento las activamos en tu implementación. Qué plazo aplicar a cada documento lo decides con tu contador o tu asesor.
- La Ley 8454 permite conservar en electrónico un documento que la ley obliga a guardar si el archivo es inalterable, se puede consultar y conserva su origen, pero pide autorización previa de la autoridad competente para pasar a electrónico registros que por ley deban conservarse. Nexito Document Manager guarda cada escaneo con su huella SHA-256 y su texto leído con OCR. Antes de destruir originales, consúltalo con tu asesor.
- El Código Tributario permite tener las bases de datos y los sistemas contables en servidores remotos, también fuera del país, siempre que Hacienda pueda acceder a ellos para fiscalizar y se le haya notificado. Con Nexito Document Manager, dónde viven tus datos lo eliges tú: en servidores de la Unión Europea, en tu país o en los de tu empresa. Lo dejamos decidido en la implementación.
- Con usuarios y roles, el historial de versiones y los datos donde tú elijas. La IA corre en los servidores de tu implementación: tus documentos no se mandan a servicios de IA externos. La Ley 8968 da a cada persona el derecho a acceder a sus datos, a rectificarlos o a pedir que se supriman, y obliga a responder en 5 días hábiles; el flujo para atender esas solicitudes según tu procedimiento se activa en tu implementación.
- Sí. Subes el XML, la respuesta de Hacienda y el PDF de cada comprobante a su carpeta, y lo encuentras por la cédula, la clave numérica o cualquier dato del PDF. Buscar dentro del XML y que los tres archivos lleguen solos desde tu buzón de facturas lo activamos en tu implementación. Nexito Document Manager archiva; no consulta la aceptación de Hacienda.
- No publicamos precios: el precio depende del alcance de tu implementación. Lo vemos contigo después de la demo.
¿No está tu pregunta? Escríbenos por WhatsApp al +34 950 79 45 43.
Document Manager en otros países
¿Tu grupo tiene empresas fuera de Costa Rica? Cada país, con sus comprobantes.
- ES España Factura
- MX México CFDI
- CO Colombia Factura electrónica (CUFE)
- PE Perú CPE
- CL Chile DTE
- AR Argentina Comprobante con CAE
- EC Ecuador RIDE
- BO Bolivia Factura SIAT (CUF)
- PY Paraguay DE y KuDE
- PA Panamá Factura electrónica (CAFE)
- SV El Salvador DTE (CCF, tipo 03)
- DO Rep. Dominicana e-CF y NCF
¿También quieres que las facturas de tus proveedores se lean solas y lleguen a tu asiento? Nexito Financial Suite en Costa Rica.
Cuéntanos qué te cuesta encontrar
Un contrato escaneado, el XML de un comprobante de hace tres años, la planilla de un mes concreto, el expediente de un empleado. En la demo ves, con documentos de ejemplo como esos, cómo se suben, cómo se encuentran por lo que dicen dentro y cómo cada versión queda guardada con su huella y certificada en blockchain. Si traes tus dudas y tus documentos, los miramos juntos.
O escríbenos: WhatsApp +34 950 79 45 43