Ecuador
Comprobante electrónico (RIDE) · RUC · 7 años · Reglamento de Comprobantes de Venta, art. 41
SAP, Dynamics 365, Odoo, Siigo Contífico
Nexito Document Manager · RIDE, contratos y expedientes
Gestión documental para empresas en Ecuador con búsqueda en el texto y OCR
Nexito Document Manager es el gestor documental para empresas privadas en Ecuador: archiva tus comprobantes electrónicos con su RIDE y su XML, tus contratos y tus expedientes laborales; los encuentra buscando dentro de su texto, también en los escaneos, por el RUC de un proveedor o la clave de acceso del RIDE; los clasifica con IA que corre en los servidores de tu implementación, sin mandar tus documentos a servicios de IA externos, y te deja certificarlos en blockchain; la firma electrónica, con sello de tiempo y evidencias, se activa en tu implementación. Con el conector que desarrollamos en tu implementación, trabaja junto a SAP, Dynamics 365, Odoo, Siigo Contífico o el ERP que uses.
En la demo hablas con Adrián Martín Toro, que construye el producto. Por videollamada, con documentos de ejemplo como los tuyos.
Nexito Document Manager Buscas el RUC de un proveedor y aparece todo lo que lo menciona
Datos de ejemplo
Document Manager 0998361478001
Buscar dentro del texto de todos los documentos
0998361478001
Tipo: todos Fecha: septiembre 2026 Resultados: 4
RIDE_001-001-000004822.pdf Factura
Proveedores / Empaques Tulmaya
R.U.C.: 0998361478001 · FACTURA No. 001-001-000004822 · VALOR TOTAL $3.029,10
Contrato-suministro-embalaje-2026.pdf Contrato
Jurídico / Contratos de proveedores
…Empaques Tulmaya S.A.S., con RUC 0998361478001, en adelante «el Proveedor»…
Huella certificada en blockchainTransferencia_001-001-000004311.pdf Comprobante de pago
Proveedores / Empaques Tulmaya
Beneficiario RUC 0998361478001 · Valor $1.854,30 · Factura 001-001-000004311
Certificado-RUC-Empaques-Tulmaya.pdf Certificado del RUC
Proveedores / Empaques Tulmaya
…Número RUC 0998361478001 · Razón social EMPAQUES TULMAYA S.A.S.…
Escaneo leído con OCR
No nos conectamos con el SRI ni emitimos comprobantes: organizamos, buscamos y guardamos los documentos que ya tienes.
También lo encuentra dentro del escaneo del certificado del RUC.
Verificación Contrato de suministro
- Versión
- v3 · 15/09 · 09:31
- Huella SHA-256
- 5e2d…a91c
- Certificación en blockchain
- Registrada
- Verificación pública
- Quien lo reciba sube el archivo y comprueba la huella en una página pública, sin cuenta
- Firma electrónica con sello de tiempo y evidencias
- Se activa en tu implementación
Funciones
Qué hace con cada documento: lo incluido y lo que se activa al implementarlo
| Qué | Cómo funciona | Cuándo |
|---|---|---|
| Búsqueda en el texto | Dentro de PDF, Word y Excel, y de los escaneos gracias al OCR: el RUC, la clave de acceso o cualquier palabra del RIDE. Filtra por tipo de documento, fecha, tamaño o carpeta | Incluido |
| Clasificación y resumen | La IA reconoce si es una factura, un contrato, un rol de pagos o una escritura y lo resume. Corre en los servidores de tu implementación | Incluido |
| Versiones | Cada versión se guarda con su huella SHA-256; lo borrado pasa a la papelera y se puede recuperar | Incluido |
| Certificación en blockchain | Certificas cada documento o, de una vez, los que selecciones: cada uno recibe al momento un sello de tiempo y su huella queda anclada en una blockchain pública. Con el recibo, cualquiera lo comprueba, también sin nosotros, y quien lo reciba lo verifica en una página pública, sin cuenta | Incluido |
| Usuarios y roles | Administración, edición y consulta | Incluido |
| Dónde están los datos | Tú eliges: en servidores de la Unión Europea, en tu país o en los de tu empresa | Incluido |
| Firma electrónica | Con sello de tiempo al completar la firma y certificado de evidencias; varios firmantes, que firman desde el enlace del correo, también desde el celular, sin crearse cuenta | Se activa en tu implementación |
| Búsqueda dentro del XML | Buscar por los datos del XML de cada comprobante del SRI y tenerlo junto a su RIDE | Se activa en tu implementación |
| Permisos por carpeta | Que cada área (contabilidad, jurídico, talento humano) vea sólo lo suyo | Se activa en tu implementación |
| Entrada automática | Que los RIDE y los XML que llegan al buzón de facturas se archiven solos, o que lleguen desde tu ERP | Se activa en tu implementación |
| Reglas de conservación | Los 7 años de tus comprobantes y el plazo de cada tipo de documento, con su aviso antes de borrar | Se activa en tu implementación |
| Firma con certificado acreditado | Cuando un documento exige el archivo .p12 o el token de una entidad acreditada por ARCOTEL, se integra con tu prestador o certificado | Se activa en tu implementación |
Document Manager Versiones
| Versión | Cuándo | Qué | SHA-256 |
|---|---|---|---|
| v1 | 08/09 · 10:12 | Borrador | 3b8e…72f1 |
| v2 | 11/09 · 16:40 | Revisión | c07a…19d4 |
| v3 | 15/09 · 09:31 | Versión final | 5e2d…a91c |
Certificación en blockchain: la versión final recibe al momento un sello de tiempo y su huella queda anclada en una blockchain pública; con el recibo, cualquiera lo comprueba, también sin nosotros.
Verificación pública: quien reciba el documento lo comprueba en una página pública, sin cuenta: subiendo el archivo o con su huella.
Si alguien cambia una coma, la huella cambia y se ve. La firma electrónica, con sello de tiempo y certificado de evidencias, se activa en tu implementación.
Los documentos de cada asiento, junto a tu ERP
Nos conectamos con tu ERP: SAP, Microsoft Dynamics 365, Odoo, Siigo Contífico, Perseo… La conexión de Document Manager con tu ERP la desarrollamos en tu implementación, adaptándonos a tus integraciones actuales para que tu equipo toque lo mínimo.
SAP Microsoft Dynamics 365 Odoo Siigo Contífico Perseo Oracle el tuyo
SAP · Documento 5100004836 · Sociedad 1000
| Cuenta | Concepto | Debe | Haber |
|---|---|---|---|
| 5020127 | Suministros y materiales · bodega Quito | 1.200,00 | |
| 1010501 | Crédito tributario a favor de la empresa (IVA) | 180,00 | |
| 201030102 | Proveedores locales · Suministros Tarquiyacu S.A.S. | 1.380,00 |
Cuadra: 1.380,00 debe = 1.380,00 haber
Documentos del asiento, en el Document Manager
- RIDE_001-002-000001296.pdf
- 001-002-000001296.xml
- OC-2026-0431.pdf
- Guia-remision_001-001-000000877.pdf
Se activa en tu implementación Abrirlos desde el asiento, con el conector de tu ERP
Cuando el SRI pide la documentación, ya sabes dónde está
Lunes 05/10/2026 · requerimiento de información
Llega el requerimiento
El SRI pide los comprobantes, contratos y pagos que sustentan tus compras a Empaques Tulmaya S.A.S. en 2025.
Buscas su RUC
0998361478001 en todo el archivo: 41 RIDE, 12 comprobantes de pago, y el contrato de suministro de este año y el de 2025, también lo escaneado.
Preparas la entrega
Filtras por fecha y tipo, compruebas que cada documento es la versión guardada y se lo pasas a tu contador, que lo entrega en el plazo que fije el SRI.
Tus comprobantes se conservan 7 años, según el Reglamento de Comprobantes de Venta. La entrega la haces tú o tu contador: no nos conectamos con el SRI. Las reglas de conservación de cada tipo de documento las configuramos en tu implementación.
Comprobantes, contratos y expedientes, cada uno en su carpeta
Los roles de administración, edición y consulta vienen incluidos. Las carpetas de tu empresa y qué área ve cada una se configuran contigo.
Permisos por carpeta: se activa en tu implementación
| Carpeta | Qué guarda | Quién la ve |
|---|---|---|
| Comprobantes del SRI | Facturas, notas de crédito, comprobantes de retención y guías de remisión, con su XML y su RIDE | Contabilidad |
| Contratos | Suministro, servicios, arrendamiento y confidencialidad | Jurídico y gerencia |
| Expedientes laborales | Contratos de trabajo, roles de pagos, décimos, utilidades, actas de finiquito y documentos del IESS | Talento humano |
| Documentación legal y permisos | Escritura de constitución, nombramiento del representante legal, actas de junta general, RUC, LUAE o patente municipal y permiso de bomberos | Gerencia general |
En la demo hablas con Adrián Martín Toro, que construye el producto. Equipo en España; atención por WhatsApp y videollamada.
Quién está detrásLo que preguntan las empresas en Ecuador
- Una carpeta compartida sólo guarda archivos. Un gestor documental como Nexito Document Manager los guarda en carpetas, los encuentra por su contenido (también los escaneos, gracias al OCR), los clasifica con IA, guarda cada versión con su huella, controla quién entra con roles y te deja certificarlos en blockchain sin salir de la plataforma; la firma electrónica se activa en tu implementación.
- Los comprobantes, 7 años según el Reglamento de Comprobantes de Venta, Retención y Documentos Complementarios (art. 41), también los anulados, y quien emite en electrónico, su archivo. La normativa tributaria pide además guardar al menos 7 años los documentos que sustentan tu contabilidad. Nexito Document Manager guarda cada documento con su huella; las reglas de conservación por tipo de documento las configuramos en tu implementación. Los plazos de tus documentos laborales y societarios, revísalos con tu asesor.
- La firma electrónica con sello de tiempo, evidencias y certificación en blockchain se activa en tu implementación. Cuando la activamos, al completar la firma, el documento queda sellado y se genera un certificado con los firmantes, las fechas y las huellas. Hoy ya funcionan las versiones con su huella SHA-256, la certificación en blockchain y la verificación pública sin cuenta, con las que cualquiera comprueba que un documento no ha cambiado. La Ley de Comercio Electrónico, Firmas Electrónicas y Mensajes de Datos da a la firma electrónica los mismos efectos que a la manuscrita cuando cumple sus requisitos o los que acuerden las partes, y sólo presume que es íntegra y del firmante cuando lleva el certificado de una entidad acreditada por ARCOTEL; su peso como prueba depende del caso. Si un documento exige firmar con tu archivo .p12 o tu token, se integra con tu prestador o certificado.
- Escanearlos, sí: Nexito Document Manager los lee con OCR y los encuentras por lo que dicen. Que el escaneo sustituya al original es otra cosa: para que sustituya al original, la ley pide una desmaterialización con acuerdo de las partes y firmas certificadas, y hay documentos que la ley pide en original. Guarda el papel mientras tu asesor no te diga otra cosa. No hacemos digitalización certificada.
- Sí, a encontrarla y entregarla a tiempo. Si te llega una comunicación de diferencias, tienes 20 días para justificarlas con documentos; en una determinación, el SRI fija el plazo de cada requerimiento de información. Buscas por el RUC del proveedor, el número del comprobante, la clave de acceso o cualquier texto del RIDE, filtras por fecha y tipo y lo descargas para tu contador. La búsqueda dentro del XML la activamos en tu implementación. Nexito Document Manager no consulta el estado de los comprobantes en el SRI: eso lo hace Nexito Financial Suite, con la conexión que activamos en tu implementación.
- Usuarios con roles, historial de versiones con su huella y tus datos donde tú elijas: en servidores de la Unión Europea, en tu país o en los de tu empresa. Lo dejamos decidido en la implementación. La IA corre en los servidores de tu implementación: tus documentos no se mandan a servicios de IA externos. Responder a quien ejerce sus derechos de la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales (acceso, rectificación, eliminación, oposición, portabilidad…) te toca a ti; el registro completo de quién abre o cambia cada documento y el flujo para atender esas solicitudes se activan en tu implementación.
- No. Tu ERP sigue siendo donde se registra todo. Nos conectamos con SAP, Microsoft Dynamics 365, Odoo, Siigo Contífico, Perseo u otro sistema: el conector lo desarrollamos en tu implementación, para que abras desde cada asiento sus comprobantes, su orden de compra y su guía de remisión.
- Sí. Tu contador puede entrar con su propio usuario de consulta y buscar lo que necesite sin pedírtelo por correo. Si la firma lleva varias empresas, que cada una tenga sus datos separados en la misma instalación lo configuramos en tu implementación.
- No publicamos precios. El precio, según el alcance: lo vemos contigo después de la demo.
¿No está tu pregunta? Escríbenos por WhatsApp al +34 950 79 45 43.
Document Manager en otros países
¿Tu grupo tiene empresas fuera de Ecuador? Cada país, con sus comprobantes.
- ES España Factura
- MX México CFDI
- CO Colombia Factura electrónica (CUFE)
- PE Perú CPE
- CL Chile DTE
- AR Argentina Comprobante con CAE
- BO Bolivia Factura SIAT (CUF)
- PY Paraguay DE y KuDE
- PA Panamá Factura electrónica (CAFE)
- CR Costa Rica Comprobante electrónico 4.4
- SV El Salvador DTE (CCF, tipo 03)
- DO Rep. Dominicana e-CF y NCF
¿También quieres que las facturas de tus proveedores se lean solas y lleguen a tu asiento? Nexito Financial Suite en Ecuador.
Cuéntanos qué te cuesta encontrar
El RIDE de una compra de hace tres años, un contrato escaneado, el expediente de un empleado que ya salió. En la demo ves, con documentos de ejemplo como esos, cómo se suben, cómo se encuentran por lo que dicen dentro y cómo cada versión queda guardada con su huella y certificada en blockchain. Si traes tus dudas y tus documentos, los miramos juntos.
O escríbenos: WhatsApp +34 950 79 45 43