Gestión documental y digitalización de documentos en España con Firma Digital
Nexito Document Manager: centraliza, busca y certifica documentos con IA local. Firma digital conforme a eIDAS y certificación blockchain.
El desafío de la gestión documental en empresas españolas
España afronta una convergencia normativa sin precedentes: la Ley Crea y Crece impone facturación electrónica B2B obligatoria, el RD 1007/2023 exige sistemas VeriFactu con integridad e inalterabilidad documental desde julio 2026, y el RGPD/LOPD-GDD requiere control estricto de datos personales en documentos. Las empresas deben conservar facturas en formato FacturaE, gestionar contratos con firma eIDAS cualificada y mantener expedientes laborales según los plazos de la Inspección de Trabajo (4 años). El desorden documental genera riesgos en auditorías y ante la Agencia de Protección de Datos. El gestor documental con IA centraliza, archiva, firma y certifica toda la documentación, aplicando retención por los plazos legales: archiva los documentos; no se conecta ni los valida contra la AEAT.
Cómo funciona el gestor documental en España
Automatización end-to-end del procesamiento documental
Sube tus documentos
Arrastra archivos, conecta tu email o integra con tu ERP. El sistema acepta PDF, Word, Excel, imágenes y documentos escaneados.
La IA los procesa
Clasificación automática, extracción de datos con OCR y organización inteligente. Todo procesado localmente sin enviar datos a terceros.
Busca, firma y certifica
Encuentra cualquier documento en menos de 500ms, firma digitalmente con validez eIDAS y certifica en blockchain.
Software de gestión documental en España: beneficios clave
Ventajas competitivas para tu empresa
Cumplimiento LOPD-GDD
Control de acceso, auditoría de accesos y derecho al olvido implementados según la normativa española de protección de datos.
Firma digital eIDAS
Firma electrónica avanzada y cualificada conforme al Reglamento europeo. Válida para contratos, autorizaciones y documentos legales.
Factura electrónica
Compatible con FacturaE y los requisitos de la Ley Antifraude para conservación de facturas en formato digital.
Certificación blockchain
Prueba de existencia inmutable para documentos críticos. Verificable públicamente sin intermediarios.
Conservación con integridad
Conserva las facturas con requisitos de integridad e inalterabilidad alineados con el RD 1007/2023, incluyendo hash encadenado y sellado de tiempo. El gestor archiva y custodia los documentos; no se conecta ni los valida contra la AEAT.
Digitalización certificada
Proceso de digitalización certificada conforme a la Orden EHA/962/2007, permitiendo destruir el soporte papel original manteniendo la validez jurídica del documento digital.
Documentos que gestionan las empresas españolas
Procesamos todo tipo de documentos empresariales
Contratos y acuerdos
Contratos laborales, mercantiles, de confidencialidad y con proveedores.
Facturas y albaranes
Facturas de compra y venta, albaranes de entrega y documentación contable.
Expedientes de personal
Nóminas, contratos de trabajo, certificados y documentación de RRHH.
Documentación legal
Escrituras, poderes notariales, actas y documentos con requisitos de conservación.
Facturas FacturaE y VeriFactu
Conserva y archiva facturas en formato FacturaE (XML) con los metadatos de integridad e inalterabilidad alineados con la Ley Antifraude y el sistema VeriFactu, sin conectar ni validar contra la AEAT.
Documentación RGPD/LOPD
Gestiona registros de actividades de tratamiento, consentimientos, evaluaciones de impacto y solicitudes de derechos ARCO con trazabilidad completa.
Integración con sistemas utilizados en España
El gestor documental se conecta con los principales ERPs y sistemas de gestión del mercado español mediante API REST y conectores nativos.
Gestor documental adaptado a cada país
Cumplimos con las normativas de firma digital, facturación electrónica y protección de datos en Latinoamérica y España
Preguntas frecuentes sobre gestión documental en España
Resolvemos tus dudas sobre gestión documental
¿El gestor cumple con los requisitos de conservación del sistema VeriFactu?
¿El gestor cumple con los requisitos de conservación del sistema VeriFactu?
Sí, en lo relativo a la conservación documental. El sistema archiva y custodia las facturas con los requisitos de integridad, inalterabilidad, trazabilidad y conservación que exige el RD 1007/2023, incluyendo hash encadenado de registros y sellado de tiempo cualificado, alineado con VeriFactu desde su entrada en vigor en julio 2026. Importante: el gestor documental archiva los documentos; no se conecta ni los valida contra la AEAT ni envía registros de facturación en su nombre.
¿La firma digital cumple con eIDAS y permite digitalización certificada?
¿La firma digital cumple con eIDAS y permite digitalización certificada?
Sí. Ofrecemos firma electrónica avanzada y cualificada conforme al Reglamento eIDAS (UE 910/2014), integrando con prestadores cualificados como Camerfirma, FNMT y ViDSigner. Además, el proceso de digitalización certificada cumple con la Orden EHA/962/2007, permitiendo destruir el soporte papel original conservando la validez jurídica del documento escaneado.
¿Cumple con LOPD-GDD, RGPD y permite gestionar solicitudes de derechos ARCO?
¿Cumple con LOPD-GDD, RGPD y permite gestionar solicitudes de derechos ARCO?
Sí. El sistema implementa control de acceso granular con roles, registro de auditoría de cada acceso a documentos, cifrado AES-256 y derecho de acceso, rectificación, supresión y portabilidad. Incluye flujo automatizado para gestionar solicitudes de derechos ARCO con trazabilidad de plazos (30 días según RGPD) y generación de acuse de recibo.
¿Es compatible con la facturación electrónica B2B de la Ley Crea y Crece?
¿Es compatible con la facturación electrónica B2B de la Ley Crea y Crece?
Sí. El gestor conserva y archiva facturas en formato FacturaE (XML estructurado) y se prepara para los requisitos de la facturación electrónica B2B obligatoria que establece la Ley 18/2022 (Crea y Crece). Gestiona tanto facturas emitidas como recibidas con sus metadatos de estado (aceptada, rechazada, pagada). El gestor centraliza y custodia los documentos; no se conecta ni los valida contra la AEAT ni la plataforma pública de intercambio.
¿Tienes más preguntas?
Agenda una consulta gratuita¿Listo para centralizar tus documentos?
Solicita una demo personalizada y descubre cómo el gestor documental puede optimizar tu empresa.
