España
Factura, factura simplificada y Facturae · NIF · 6 años · art. 30 del Código de Comercio
SAP, Microsoft Dynamics 365, Sage, a3ERP
Nexito Document Manager · Contratos, facturas y expedientes
Software de gestión documental para empresas en España con búsqueda en el texto y OCR
Nexito Document Manager es el gestor documental para empresas en España que guarda tus contratos, tus facturas y los expedientes de tu personal en carpetas, los encuentra buscando dentro de su texto —también en los escaneos, gracias al OCR— y los clasifica y resume con una IA que corre en los servidores de tu implantación, sin mandar tus documentos a un servicio de IA externo. Cada versión se guarda con su huella y se certifica en blockchain; la firma electrónica de tus contratos, con sello de tiempo y evidencias, desde el enlace del correo y también en el móvil, se activa en tu implantación. Con el conector que desarrollamos en tu implantación, trabaja junto a SAP, Business Central, Sage, a3ERP o el ERP que uses.
En la demo hablas con Adrián Martín Toro, que construye el producto. Por videollamada, con documentos de ejemplo como los tuyos.
Nexito Document Manager Buscas el NIF de un proveedor y aparece todo lo que lo menciona
Datos de ejemplo
Document Manager B00629352
Buscar dentro del texto de todos los documentos
B00629352
Tipo: todos Fecha: 2025-2026 Resultados: 4
FV26-4817.pdf Factura
Facturas y justificantes / Cartonajes Vadolmo
NIF B00629352 · Factura n.º FV26-4817 · Total factura 6.243,60 €
Adenda-precios-suministro-2026.pdf Contrato
Contratos / Proveedores
…Cartonajes Vadolmo, S.L., con NIF B00629352, en adelante «el Proveedor»… precio por caja: 0,86 €…
Huella certificada en blockchainTransferencia-FV26-3518.pdf Justificante de transferencia
Facturas y justificantes / Cartonajes Vadolmo
Beneficiario: Cartonajes Vadolmo, S.L. · NIF B00629352 · Importe 4.017,20 € · Concepto FV26-3518
Contrato-suministro-2025-escaneado.pdf Contrato
Contratos / Proveedores
…de otra parte, CARTONAJES VADOLMO, S.L., con N.I.F. B00629352 y domicilio en Cuarte de Huerva…
Escaneo leído con OCR
La factura FV26-4817, que llegó a 0,86 € la caja, aparece junto a la adenda de precios que lo explica. No nos conectamos con la AEAT, no hacemos digitalización certificada ni somos prestador de firma cualificada: organizamos, buscamos y guardamos con su huella los documentos que ya tienes. Si un contrato o un trámite te exige una firma cualificada, se integra con tu prestador o certificado.
También lo encuentra dentro del contrato escaneado de 2025.
Verificación Adenda de precios 2026
- Versión
- v3 · 08/09 · 09:31
- Huella SHA-256
- 1ffb…08c3
- Certificación en blockchain
- Registrada
- Verificación pública
- Quien lo reciba sube el archivo y comprueba la huella en una página pública, sin cuenta
- Firma electrónica con sello de tiempo y evidencias
- Se activa en tu implantación
Funciones
Qué hace con cada documento: lo incluido y lo que se activa al implantarlo
| Qué | Cómo funciona | Cuándo |
|---|---|---|
| Búsqueda en el texto | Dentro de PDF, Word y Excel, y de los escaneos gracias al OCR; filtras por tipo de documento, fecha, tamaño o carpeta | Incluido |
| Clasificación y resumen | La IA reconoce si es una factura, un contrato, una nómina o una escritura y lo resume; corre en los servidores de tu implantación | Incluido |
| Versiones | Cada versión se guarda con su huella SHA-256; lo borrado pasa a la papelera y se puede recuperar | Incluido |
| Certificación en blockchain | Certificas cada documento o, de una vez, los que selecciones: cada uno recibe al momento un sello de tiempo y su huella queda anclada en una blockchain pública. Con el recibo, cualquiera lo comprueba, también sin nosotros, y quien lo reciba lo verifica en una página pública, sin cuenta | Incluido |
| Usuarios y roles | Administración, edición y consulta | Incluido |
| Dónde están los datos | Lo eliges tú: en servidores de la Unión Europea, en tu país o en los de tu empresa; conexiones cifradas y copia diaria | Incluido |
| Firma electrónica | Con sello de tiempo, evidencias y certificación en blockchain; varios firmantes, en orden o a la vez, sin crearse cuenta y desde el móvil | Se activa en tu implantación |
| Búsqueda dentro del XML | Buscar por los datos del XML Facturae y de la factura electrónica, junto a su PDF | Se activa en tu implantación |
| Permisos por carpeta | Que contabilidad, personal y dirección vean sólo lo suyo | Se activa en tu implantación |
| Entrada automática | Que los documentos lleguen solos desde un buzón, tu escáner, tu ERP o Financial Suite | Se activa en tu implantación |
| Registro de actividad | Quién subió, abrió o cambió cada documento | Se activa en tu implantación |
| Reglas de conservación | Los 6 años del Código de Comercio, los 4 de Hacienda y los laborales, por tipo de documento, y el bloqueo mientras dure una revisión | Se activa en tu implantación |
| Firma cualificada de tu prestador | Si necesitas una firma cualificada, se integra con tu prestador o certificado, como el de la FNMT | Se activa en tu implantación |
| Avisos de vencimiento | Antes de que venza un contrato, un seguro o un certificado de un proveedor | Se activa en tu implantación |
Document Manager Versiones
| Versión | Cuándo | Qué | SHA-256 |
|---|---|---|---|
| v1 | 01/09 · 10:12 | Borrador | 23fa…1d80 |
| v2 | 04/09 · 16:40 | Revisión | 5feb…4685 |
| v3 | 08/09 · 09:31 | Versión final | 1ffb…08c3 |
Certificación en blockchain: la versión final recibe al momento un sello de tiempo y su huella queda anclada en una blockchain pública; con el recibo, cualquiera lo comprueba, también sin nosotros.
Verificación pública: quien reciba el documento lo comprueba en una página pública, sin cuenta: subiendo el archivo o con su huella.
Si alguien cambia una coma, la huella cambia y se ve. La firma electrónica, con sello de tiempo y certificado de evidencias, se activa en tu implantación.
Los documentos de cada asiento, junto a tu ERP
Nos conectamos con tu ERP: SAP, Microsoft Dynamics 365 Business Central (antes Navision), Sage 200, a3ERP, Holded, Odoo… La conexión de Document Manager con tu ERP la desarrollamos en tu implantación, adaptándonos a tus integraciones actuales para que tu equipo toque lo mínimo.
SAP Business Central Sage a3ERP Holded Odoo el tuyo
SAP · Factura de proveedor 5105600318 · Sociedad 1000
| Cuenta | Concepto | Debe | Haber |
|---|---|---|---|
| 602 | Compras de otros aprovisionamientos · Cajas de cartón, FV26-3518 | 3.320,00 | |
| 472 | Hacienda Pública, IVA soportado · IVA 21 %, FV26-3518 | 697,20 | |
| 400 | Proveedores · Cartonajes Vadolmo, S.L. | 4.017,20 |
Cuadra: 4.017,20 debe = 4.017,20 haber
Documentos del asiento, en el Document Manager
- FV26-3518.pdf
- AV26-02417.pdf
- Transferencia-FV26-3518.pdf
- Contrato-suministro-2025-escaneado.pdf
Se activa en tu implantación Abrirlos desde el asiento, con el conector de tu ERP
Cuando la AEAT pide la documentación, ya sabes dónde está
Lunes 05/10/2026 · comprobación limitada del IVA de 2025
Llega la notificación
Por la sede electrónica de la AEAT: piden las facturas recibidas de Cartonajes Vadolmo en 2025, sus justificantes de pago y el contrato. Tienes 10 días para aportarlos.
Buscas su NIF
B00629352 en todo el archivo: las 14 facturas de 2025, sus 14 transferencias y el contrato de suministro escaneado, también lo que se leyó con OCR.
Preparas la entrega
Filtras por fecha y tipo, compruebas que cada documento es la versión guardada y los descargas para tu asesoría, que los aporta por la sede.
Hacienda puede pedir lo de los últimos 4 años, y el Código de Comercio te obliga a guardarlo 6. Document Manager no se conecta con la AEAT: la exportación de todo lo que pide una revisión, de una vez, la preparamos en tu implantación.
Facturas, contratos y expedientes, cada uno en su carpeta
Los roles de administración, edición y consulta vienen incluidos. Las carpetas de tu empresa y qué área ve cada una se configuran contigo.
Permisos por carpeta: se activa en tu implantación
| Carpeta | Qué guarda | Quién la ve |
|---|---|---|
| Facturas y justificantes | Facturas recibidas y emitidas, Facturae, tickets, albaranes, justificantes de pago y los modelos presentados | Contabilidad y tu asesoría |
| Contratos | Suministro, servicios, arrendamiento y confidencialidad, con sus adendas | Dirección y jurídico |
| Personal | Contratos de trabajo, nóminas, documentos de cotización, registro de jornada y prevención de riesgos | Recursos humanos |
| Sociedad y licencias | Escrituras, estatutos, poderes, libro de actas, cuentas anuales y licencia de actividad | Dirección |
En la demo hablas con Adrián Martín Toro, que construye el producto. Equipo en España; atención por WhatsApp y videollamada.
Quién está detrásLo que preguntan las empresas en España
- Una carpeta compartida sólo guarda archivos. Un gestor documental como Nexito Document Manager los encuentra por lo que dicen dentro —también los escaneos, gracias al OCR—, los clasifica y resume con IA, guarda cada versión con su huella para que se vea si alguien la cambió, controla quién entra con usuarios y roles y te deja certificarlos en blockchain sin salir de la plataforma, desde el navegador, también el del móvil. La firma electrónica se activa en tu implantación.
- La firma electrónica con sello de tiempo, evidencias y certificación en blockchain se activa en tu implantación. Cuando la activamos, tus firmantes firman desde el enlace del correo, sin crearse cuenta; al completar la firma, el documento recibe el sello de tiempo y se genera un certificado de evidencias con quién firmó, cuándo, desde dónde y la huella del documento. Hoy ya funcionan las versiones con su huella SHA-256, la certificación en blockchain y la verificación pública sin cuenta, con las que cualquiera comprueba que un documento no ha cambiado. En España un contrato privado obliga se firme como se firme, la vía electrónica cumple el requisito de «por escrito» y el reglamento europeo de firma electrónica no niega efectos a una firma por no ser cualificada (Reglamento (UE) 910/2014, art. 25); la cualificada, además, se presume correcta si alguien la discute en un juicio. Si un contrato o un trámite te la exige, se integra con tu prestador o certificado, como el de la FNMT. Las escrituras y los poderes siguen pasando por el notario: aquí guardas su copia.
- No con nosotros. Para prescindir del original en papel de una factura, la AEAT exige una digitalización certificada (Orden EHA/962/2007), con un software homologado por la AEAT que firma cada imagen. Nexito Document Manager no está homologado para eso: lee el escaneo con OCR, lo encuentra por su texto y guarda su huella, pero el papel lo conservas como hasta ahora.
- Como regla general, 6 años desde el último asiento los libros, la correspondencia y los justificantes de tu negocio (Código de Comercio, art. 30), y lo tributario mientras Hacienda pueda revisarlo: 4 años, y hasta 10 para justificar bases negativas o deducciones que sigas aplicando. Las nóminas, los documentos de cotización y el registro de jornada, 4 años (LISOS, art. 21, y Estatuto de los Trabajadores, art. 34.9). Las reglas de conservación por tipo de documento y el bloqueo mientras dure una revisión los configuramos en tu implantación; los plazos de tu caso, con tu asesor.
- Sí, a encontrar y entregar la documentación a tiempo. Si tu empresa es una S.A. o una S.L., la AEAT te notifica por vía electrónica, y si no abres la notificación en 10 días naturales se da por rechazada (Ley 39/2015, art. 43.2); para aportar lo que piden sueles tener al menos 10 días (Reglamento de gestión e inspección, arts. 55 y 87). Con Document Manager buscas por el NIF del proveedor, el número de factura o cualquier texto, filtras por fecha y tipo y lo descargas. No se conecta con la AEAT ni presenta nada por ti; la exportación de todo lo que pide una revisión, de una vez, la preparamos en tu implantación.
- Sí, para guardarlas y encontrarlas: guarda el PDF o el XML tal como te llegó, con su huella, y lo abres en el navegador, lo buscas y lo descargas. No emite facturas, no es software VERI*FACTU ni sustituye a tu plataforma de factura electrónica. La búsqueda por los datos del XML se activa en tu implantación, y si quieres que las facturas de tus proveedores se lean solas y lleguen a tu ERP, está Nexito Financial Suite.
- Quien te pida acceso, rectificación o supresión de sus datos tiene derecho a respuesta en un mes, ampliable dos más en casos complejos. Hoy tienes usuarios con roles, versiones con huella, la IA en los servidores de tu implantación —tus documentos no se mandan a un servicio de IA externo— y tus datos donde elijas. El registro de quién abrió o cambió cada documento, el tachado de datos personales antes de compartir y los permisos por carpeta se activan en tu implantación. El cumplimiento lo decide tu responsable de protección de datos.
- Dónde viven tus datos lo eliges tú: en servidores de la Unión Europea, en tu país o en los de tu empresa. Lo dejamos decidido en la implantación. La IA corre en los servidores de tu implantación. Conexiones cifradas, copia diaria y acceso por roles.
- Con el conector que desarrollamos en tu implantación: SAP, Business Central (antes Navision), Sage 200, a3ERP, Holded, Odoo u otro, por la vía que admita tu versión, para abrir desde cada asiento la factura, el albarán y el contrato. El precio, según el alcance: lo vemos contigo después de la demo.
¿No está tu pregunta? Escríbenos por WhatsApp al +34 950 79 45 43.
Document Manager en otros países
¿Tu grupo tiene empresas fuera de España? Cada país, con sus comprobantes.
- MX México CFDI
- CO Colombia Factura electrónica (CUFE)
- PE Perú CPE
- CL Chile DTE
- AR Argentina Comprobante con CAE
- EC Ecuador RIDE
- BO Bolivia Factura SIAT (CUF)
- PY Paraguay DE y KuDE
- PA Panamá Factura electrónica (CAFE)
- CR Costa Rica Comprobante electrónico 4.4
- SV El Salvador DTE (CCF, tipo 03)
- DO Rep. Dominicana e-CF y NCF
¿También quieres que las facturas de tus proveedores se lean solas y lleguen a tu asiento? Nexito Financial Suite en España.
Cuéntanos qué te cuesta encontrar
Un contrato escaneado, la factura de un proveedor de hace tres años, el expediente de un empleado, el poder que te pide el banco. En la demo ves, con documentos de ejemplo como esos, cómo se suben, cómo se encuentran por lo que dicen dentro y cómo cada versión queda guardada con su huella y certificada en blockchain. Si traes tus dudas y tus documentos, los miramos juntos.
O escríbenos: WhatsApp +34 950 79 45 43