Panamá
Factura electrónica (CAFE y CUFE) · RUC · Contabilidad: mientras dure el negocio y 5 años más
SAP, Dynamics 365, Odoo, Sage 50
Nexito Document Manager · Facturas, contratos y planillas
Gestión documental para empresas en Panamá: encuentra tus documentos por su texto
Nexito Document Manager es el gestor documental para empresas en Panamá: guardas tus facturas electrónicas con su CAFE y su XML, tus contratos y los expedientes de tu planilla; los encuentras buscando dentro de su texto, también en los escaneos; la IA reconoce si es una factura, un contrato o un acta y te lo resume, corriendo en los servidores de tu implementación, sin mandar tus documentos a servicios de IA externos; y certificas cada documento en blockchain, con su huella. La firma electrónica, con sello de tiempo y evidencias, se activa en tu implementación. La conexión con SAP, InterFuerza, Sage 50 o el ERP que uses la desarrollamos en tu implementación.
En la demo hablas con Adrián Martín Toro, que construye el producto. Por videollamada, con documentos de ejemplo como los tuyos.
Nexito Document Manager Buscas un RUC y aparece todo lo que lo menciona
Datos de ejemplo
Document Manager 155883562
Buscar dentro del texto de todos los documentos
155883562
Tipo: todos Fecha: 2026 Resultados: 4
CAFE_0000003175.pdf Factura electrónica (CAFE)
Proveedores / Eléctricos Nalemar
Emisor RUC 155883562-2-2020 DV 89 · Factura 0000003175 · Valor total B/. 2,818.38
Contrato-suministro-material-electrico-2026.pdf Contrato
Jurídico / Contratos de proveedores
…Eléctricos Nalemar, S.A., con RUC 155883562-2-2020 DV 89, en adelante «el Proveedor»…
Huella certificada en blockchainACH_0000003102.pdf Comprobante de ACH
Proveedores / Eléctricos Nalemar
Beneficiario Eléctricos Nalemar, S.A. · RUC 155883562-2-2020 · Pago de la factura 0000003102 · Monto B/. 1,521.54
Certificado-Registro-Publico-Nalemar.pdf Certificado del Registro Público
Proveedores / Eléctricos Nalemar
…sociedad anónima inscrita a Folio N.º 155883562 de la Sección Mercantil…
Escaneo leído con OCR
No nos conectamos con la DGI ni somos PAC, ni prestador de firma electrónica calificada: organizamos, buscamos y guardamos con su huella los documentos de tu empresa. Si un documento exige firma electrónica calificada, se integra con tu prestador o certificado.
También lo encuentra dentro del escaneo del certificado.
Verificación Contrato de suministro
- Versión
- v3 · 16/09 · 09:31
- Huella SHA-256
- 88d9…967b
- Certificación en blockchain
- Registrada
- Verificación pública
- Quien lo reciba sube el archivo y comprueba la huella en una página pública, sin cuenta
- Firma electrónica con sello de tiempo y evidencias
- Se activa en tu implementación
Funciones
Qué hace con cada documento: lo incluido y lo que se activa al implementarlo
| Qué | Cómo funciona | Cuándo |
|---|---|---|
| Subida y carpetas | Subes cualquier documento desde el navegador y lo organizas por carpetas; lo borrado va a la papelera y se puede recuperar | Incluido |
| Búsqueda en el texto | Dentro de PDF, Word, Excel e imágenes, también de los escaneos gracias al OCR; filtras por tipo de documento, fecha, tamaño o carpeta, y lo abres en el navegador | Incluido |
| Clasificación y resumen | La IA reconoce si es factura, contrato, planilla, acta o poder, y lo resume en unas líneas; corre en los servidores de tu implementación | Incluido |
| Versiones con huella | Cada versión se guarda con su huella SHA-256: si alguien cambia una coma, se ve | Incluido |
| Verificación pública | Quien reciba el contrato lo comprueba en una página pública, sin cuenta: subiendo el archivo o con su huella | Incluido |
| Usuarios y roles | Quién administra, quién edita y quién sólo consulta | Incluido |
| Dónde viven tus datos | Lo eliges tú: en servidores de la Unión Europea, en tu país o en los de tu empresa; conexiones cifradas y respaldo diario | Incluido |
| Firma electrónica | Firma electrónica con sello de tiempo, evidencias y certificación en blockchain; varios firmantes, en orden o a la vez, desde el enlace del correo y desde el celular, sin crearse cuenta | Se activa en tu implementación |
| Búsqueda dentro del XML | Encontrar por los datos del XML de la factura electrónica (CUFE, RUC, montos) y tenerlo junto a su CAFE | Se activa en tu implementación |
| Permisos por carpeta | Que contabilidad, legal y recursos humanos vean sólo lo suyo | Se activa en tu implementación |
| Entrada automática | Que los documentos lleguen solos desde un buzón de correo, tu escáner o tu ERP | Se activa en tu implementación |
| Reglas de conservación | Los plazos del Código de Comercio y los de tu asesor, por tipo de documento, con bloqueo mientras dure una revisión | Se activa en tu implementación |
| Avisos de vencimiento | Antes de que venza un contrato, un poder o un permiso | Se activa en tu implementación |
| Registro completo de actividad | Quién subió, abrió o cambió cada documento | Se activa en tu implementación |
| Firma electrónica calificada | Si un documento la exige (firma reconocida, ante notario o en trámites con el Estado), se integra con tu prestador o certificado | Se activa en tu implementación |
Document Manager Versiones
| Versión | Cuándo | Qué | SHA-256 |
|---|---|---|---|
| v1 | 09/09 · 10:12 | Borrador | 9074…a5f6 |
| v2 | 11/09 · 16:40 | Revisión | e8f4…8479 |
| v3 | 16/09 · 09:31 | Versión final | 88d9…967b |
Certificación en blockchain: la versión final recibe al momento un sello de tiempo y su huella queda anclada en una blockchain pública; con el recibo, cualquiera lo comprueba, también sin nosotros.
Verificación pública: quien reciba el documento lo comprueba en una página pública, sin cuenta: subiendo el archivo o con su huella.
Si alguien cambia una coma, la huella cambia y se ve. La firma electrónica, con sello de tiempo y certificado de evidencias, se activa en tu implementación.
Los documentos de cada asiento, junto a tu ERP
Nos conectamos con tu ERP: SAP, InterFuerza, Microsoft Dynamics 365, Odoo, Sage 50, QuickBooks… La conexión de Document Manager con tu ERP la desarrollamos en tu implementación, y nos adaptamos a tus integraciones actuales para que tu equipo toque lo mínimo.
SAP InterFuerza Microsoft Dynamics 365 Odoo Sage 50 QuickBooks el tuyo
SAP · Sociedad 1000 · Factura FE-0000003189
| Cuenta | Concepto | Débito | Crédito |
|---|---|---|---|
| 5.1.03 | Materiales eléctricos · almacén | 1,200.00 | |
| 1.1.08 | Tesoro Nacional – ITBMS (crédito fiscal) | 84.00 | |
| 2.1.01.0523 | Proveedores locales · Suministros Orizama, S.A. | 1,284.00 |
Cuadra: 1,284.00 débito = 1,284.00 crédito
Documentos del asiento, en el Document Manager
- CAFE_0000003189.pdf
- FE_0000003189.xml
- Contrato-suministro-Orizama-2026.pdf
- OC-2026-0431.pdf
Se activa en tu implementación Abrirlos desde el asiento, con el conector de tu ERP
Cuando la DGI pide la documentación, ya sabes dónde está
Martes 06/10/2026 · fiscalización de la DGI
Llega el requerimiento
Piden las facturas, el contrato y los pagos que respaldan tus compras a Eléctricos Nalemar en 2025, en el plazo que fija el requerimiento.
Buscas su RUC
155883562 en todo el archivo: los CAFE en PDF, los comprobantes de ACH, el contrato de suministro de este año y el de 2025, y el certificado escaneado del Registro Público.
Preparas la entrega
Filtras por fecha y tipo, compruebas que cada documento es la versión guardada, con su huella, y lo descargas para tu contador.
Tu contabilidad se conserva mientras dure el negocio y 5 años después de cerrarlo, y los comprobantes, hasta que prescriban las acciones que puedan derivarse de ellos, a disposición de la autoridad (art. 93 del Código de Comercio). La entrega la haces tú o tu contador: no nos conectamos con la DGI. Exportar de una vez todo lo que pide una revisión lo preparamos en tu implementación.
Facturas, contratos y planilla, cada uno en su carpeta
Los roles de administración, edición y consulta vienen incluidos. Las carpetas de tu empresa, qué área ve cada una y cuánto se conserva cada documento los configuramos contigo.
Permisos por carpeta: se activa en tu implementación
| Carpeta | Qué guarda | Quién la ve |
|---|---|---|
| Contabilidad y DGI | Facturas electrónicas con su CAFE y su XML, facturas de impresora fiscal, notas de crédito, comprobantes de ACH, declaraciones del ITBMS y de renta, Informe de Compras | Contabilidad y tu contador |
| Proveedores y contratos | Contratos, órdenes de compra, cotizaciones aceptadas y certificados del Registro Público de tus proveedores | Compras y legal |
| Planilla y recursos humanos | Contratos de trabajo, planillas, comprobantes de pago, vacaciones, liquidaciones y documentación de la CSS | Recursos humanos |
| Sociedad y permisos | Pacto social, actas de junta de accionistas y de directores, poderes, registro de acciones, certificados del Registro Público y aviso de operación | Dirección |
En la demo hablas con Adrián Martín Toro, que construye el producto. Equipo en España; atención por WhatsApp y videollamada.
Quién está detrásLo que preguntan las empresas en Panamá
- Una carpeta compartida sólo guarda archivos. Un gestor documental como Nexito Document Manager los encuentra por lo que dicen dentro, también los escaneos gracias al OCR; reconoce si cada uno es una factura, un contrato o un acta y te lo resume; guarda cada versión con su huella SHA-256; da a cada usuario su rol, y certifica su huella en blockchain sin salir de la plataforma. La firma electrónica, con sello de tiempo y evidencias, se activa en tu implementación.
- El Código de Comercio te pide conservar tu contabilidad mientras dure el negocio y hasta 5 años después de cerrarlo, y los comprobantes y la documentación que la sustentan, hasta que prescriban las acciones que puedan derivarse de ellos (art. 93). Deben estar a disposición de la autoridad que los pida. Las facturas, hasta que prescriba el impuesto (Decreto Ejecutivo 766 de 2020, art. 16). Los plazos de cada tipo de documento, también los laborales, se revisan con tu contador o tu abogado, y las reglas de conservación las configuramos en tu implementación.
- La firma electrónica con sello de tiempo, evidencias y certificación en blockchain se activa en tu implementación. Cuando la activamos, firman varias personas, en orden o a la vez, desde el enlace del correo y también desde el celular; al completar la firma, el documento queda sellado y se genera un certificado de evidencias con los firmantes, las fechas y las huellas. Hoy ya funcionan las versiones con su huella SHA-256, la certificación en blockchain y la verificación pública sin cuenta, con las que cualquiera comprueba que un documento no ha cambiado. La Ley 51 de 2008, reformada por la Ley 82 de 2012, reconoce la firma electrónica cuando el método identifica al firmante y es fiable para su propósito, y presume ese valor en la firma electrónica calificada, la que emite el Registro Público o un prestador registrado ante su Dirección Nacional de Firma Electrónica. Si un documento exige firma electrónica calificada, se integra con tu prestador o certificado.
- Según la Ley 51 de 2008, la necesitas cuando la ley pide que una firma sea reconocida o hecha bajo juramento; si además debe ser ante notario o funcionario, se suma la firma calificada de este. También la piden los trámites electrónicos con el Estado y las escrituras públicas electrónicas. Una firma escaneada o dibujada no es nunca una firma calificada. Para la mayoría de los contratos entre empresas, la ley no exige una forma especial; el contrato de trabajo, en cambio, va por escrito y en tres ejemplares (Código de Trabajo, art. 67). Qué firma usar en cada documento lo decides con tu abogado; si alguno exige firma electrónica calificada, se integra con tu prestador o certificado.
- No te lo prometemos. La Ley 51 de 2008 da valor de original al documento almacenado electrónicamente sólo si se garantiza su integridad, su fecha y su recuperación con las reglas técnicas de la ley, y pide guardar los originales en papel hasta que puedan depurarse según esas reglas. Nexito Document Manager lee el escaneo con OCR para que lo encuentres y lo consultes, y guarda cada versión con su huella; el original lo sigues guardando tú.
- Sí, a encontrar y entregar la documentación a tiempo. Buscas por el RUC del proveedor o por cualquier texto de sus documentos, también de los escaneados, filtras por fecha y tipo, compruebas con la huella que cada uno es la versión guardada y lo descargas para tu contador. No nos conectamos con la DGI ni con e-Tax 2.0 y no consultamos el CUFE de las facturas: eso lo hace Nexito Financial Suite, y se activa en tu implementación.
- Hoy busca en el texto del CAFE en PDF, donde vienen el RUC, el número, los montos y el CUFE, y el XML se guarda junto a él en la misma carpeta. Buscar por los datos del propio XML y enlazarlo con su CAFE lo activamos en tu implementación. Si lo que quieres es leer y comprobar las facturas de tus proveedores antes de registrarlas, eso es Nexito Financial Suite.
- Sí: contratos de trabajo, planillas, comprobantes de pago, vacaciones y la documentación de la CSS, cada uno en su carpeta. Los roles vienen incluidos; que sólo recursos humanos vea esa carpeta, con permisos por carpeta, lo configuramos en tu implementación. Ten en cuenta que esos expedientes tienen datos personales, a veces de salud, que la Ley 81 de 2019 protege de forma especial.
- Dónde viven tus datos lo eliges tú: en servidores de la Unión Europea, en tu país o en los de tu empresa; lo dejamos decidido en tu implementación. La IA corre en esos mismos servidores: tus documentos no se mandan a servicios de IA externos. Conexiones cifradas, respaldo diario y acceso por roles. La Ley 81 de 2019 da a las personas los derechos de acceso, rectificación, cancelación, oposición y portabilidad, con 10 días hábiles para darles acceso a sus datos; el procedimiento para atenderlos lo configuramos en tu implementación. El precio, según el alcance: lo vemos contigo después de la demo.
¿No está tu pregunta? Escríbenos por WhatsApp al +34 950 79 45 43.
Document Manager en otros países
¿Tu grupo tiene empresas fuera de Panamá? Cada país, con sus comprobantes.
- ES España Factura
- MX México CFDI
- CO Colombia Factura electrónica (CUFE)
- PE Perú CPE
- CL Chile DTE
- AR Argentina Comprobante con CAE
- EC Ecuador RIDE
- BO Bolivia Factura SIAT (CUF)
- PY Paraguay DE y KuDE
- CR Costa Rica Comprobante electrónico 4.4
- SV El Salvador DTE (CCF, tipo 03)
- DO Rep. Dominicana e-CF y NCF
¿También quieres que las facturas de tus proveedores se lean solas, se comprueben y lleguen a tu asiento? Nexito Financial Suite en Panamá.
Cuéntanos qué te cuesta encontrar
Un contrato escaneado, el CAFE de una factura de hace tres años, el expediente de un trabajador que se fue, el acta de la última junta de accionistas. En la demo ves, con documentos de ejemplo como esos, cómo se suben, cómo se encuentran por lo que dicen dentro y cómo cada versión queda guardada con su huella y certificada en blockchain. Si traes los tuyos, los miramos juntos.
O escríbenos: WhatsApp +34 950 79 45 43