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Colombia

Factura electrónica con CUFE, documento soporte y tiquete POS · NIT · DIAN · COP
SAP, Siigo, Helisa, Siesa, World Office

Nexito Financial Suite · Cuentas por pagar

OCR y causación de facturas de proveedor en Colombia

Nexito Financial Suite es el software de cuentas por pagar para empresas y contadores en Colombia: lee las facturas de tus proveedores —la representación gráfica de la factura electrónica en PDF, la de papel, la de servicios públicos, la del proveedor del exterior o la foto desde el celular—, comprueba el NIT y su dígito de verificación y que el proveedor esté en tu maestro de terceros, cruza cada factura con su orden de compra, la pasa por su circuito de aprobación y deja el comprobante contable propuesto en tu ERP, sin digitarla. Con SAP ya está en producción; con Siigo, Helisa, Siesa, World Office, Alegra u otro sistema, el conector lo desarrollamos en tu implementación, igual que la lectura del XML, la consulta de cada factura en la DIAN y los eventos de RADIAN.

Reservar demo (30 min)

En la demo hablas con Adrián Martín Toro, que construye el producto. No con un comercial. Por videollamada, con facturas como las tuyas.

Un precio distinto del pedido, parado antes de causarLas cajas de cartón llegaron facturadas a $ 2.150 y la orden de compra decía $ 2.080. Nexito Financial Suite paró la factura antes de causarla en SAP.

Datos de ejemplo

Financial Suite Por revisar FE4817

Cartones y Empaques Bosaquira S.A.S.

Factura electrónica de venta N° FE4817 · 22/09/2026

$ 6.140.400

En revisión

6 de 7 campos comprobados 1 por revisar
Llegó a facturas@ con su XML · 22/09 10:21 FE4817.pdf

Factura electrónica de venta

1 Cartones y Empaques Bosaquira S.A.S.

2 NIT 902.681.276-9

Soacha, Cundinamarca

Responsable de IVA

Numeración autorizada por la DIAN: prefijo FE, del 1 al 10.000, vigente hasta el 15/01/2028

Factura electrónica de venta N°

3 FE4817

22/09/2026

Cliente

Distribuidora Tuquenara S.A.S.

4 NIT 902.614.583-1

Hora de generación: 10:14:37 a. m.

Forma de pago: crédito · vence el 22/10/2026

Orden de compra: 4500031862

Líneas de la factura
Descripción5 Valor
2.400 · Caja de cartón corrugado · $ 2.1505.160.000
Totales de la factura
5 Subtotal5.160.000
6 IVA 19 %980.400
7 Total a pagar$ 6.140.400

Representación gráfica de la factura electrónica de venta

CUFE: 2d09d8bde1ec79c2a74251ab68080e9c534919f43cc9853157a88a75dbc227c18104dae1aadaab9803bb973518ce0612

Fecha de validación DIAN: 22/09/2026 10:15 a. m.

Emisor

  • 1

    Proveedor

    Cartones y Empaques Bosaquira S.A.S.

    Leído de la factura

    Validado
  • 2

    NIT emisor

    902.681.276-9

    Dígito de verificación correcto · en tu maestro de terceros

    Validado

Documento

  • 3

    Número y fecha

    FE4817 · 22/09/2026

    Orden de compra 4500031862 de tu SAP

    Validado
  • CUFE

    2d09d8bd…ce0612

    Leído de la representación gráfica

    Validado
  • Validación y estado en la DIAN

    «Documento validado por la DIAN», sin notas ni endosos, antes de causarla y antes de pagarla

    Se activa en tu implementación

  • Compra a crédito: eventos

    Acuse de recibo y recibo del bien antes del cierre; 3 días hábiles para aceptar o reclamar

    Se activa en tu implementación

Receptor

  • 4

    NIT receptor

    902.614.583-1

    Distribuidora Tuquenara S.A.S.

    Validado

Montos

  • 5

    Subtotal

    $ 5.160.000

    Leído de la factura

    Validado
  • 6

    IVA 19 %

    $ 980.400

    Cuadra con el subtotal

    Validado
  • 7

    Total a pagar

    $ 6.140.400

    La orden de compra 4500031862 era de $ 5.940.480: el precio por caja subió de $ 2.080 a $ 2.150

    Revisar
  • Retenciones

    Retención en la fuente, reteIVA y reteICA propuestas en el comprobante contable según tus reglas

    Se activa en tu implementación

No pasa a SAP hasta que alguien de tu equipo la revise.

No emitimos facturas ni somos proveedor tecnológico de la DIAN: trabajamos las facturas que recibes. La diferencia de precio no se causa a ciegas: la factura espera en la cola de revisión con su orden de compra al lado, y entra en SAP preliminar o con bloqueo de pago, como la quieras. Y si hay que reclamarla, el plazo es corto: si no reclamas en 3 días hábiles, queda aceptada y ya no admite notas crédito.

Validaciones

Validación de facturas: qué comprueba hoy y qué se activa en tu implementación

En Colombia la factura electrónica de venta sólo existe cuando la DIAN la ha validado antes de que tu proveedor te la entregue. Te llega en un contenedor con el XML, la representación gráfica en PDF y la respuesta «Documento validado por la DIAN», con su CUFE y un QR que lleva a la consulta de la DIAN. El documento que vale es el XML, y es el que tienes que guardar.

En tus compras a crédito o con plazo, la factura sólo soporta tus costos y tu IVA descontable si le confirmas a tu proveedor, por evento electrónico, el recibo de la factura y el de la mercancía o el servicio. Si no reclamas en 3 días hábiles, queda aceptada: ya no admite notas crédito y puede endosarse, así que antes de pagarla hay que mirar a quién. Y un tiquete POS sin los datos de tu empresa, o un pago en efectivo de más de 100 UVT, no te soportan el costo.

Incluido

Desde el primer día, en cada factura

7
  • Proveedor y vencimiento Que el proveedor exista en tu maestro de terceros y la fecha de vencimiento según su plazo
  • NIT del proveedor El dígito de verificación del NIT
  • Datos del receptor Tu NIT y tu razón social, leídos de la factura
  • Montos Subtotal, IVA y total, tal como vienen en la factura, y que cuadren entre sí
  • CUFE El CUFE impreso en la representación gráfica, leído como dato
  • Duplicados El mismo NIT, número y total que ya entró por otro canal
  • Orden de compra y aprobación Cruce con la orden de compra y su circuito de aprobación por sociedad, valor, centro de costos o proveedor

Se activa en tu implementación

Esa parte la desarrollamos o configuramos para tu empresa cuando la necesitas, con tus propias facturas.

13
  • XML y validación de la DIAN El contenedor electrónico con su respuesta de validación, cada campo cruzado con el PDF y el QR, y el CUFE como clave de duplicados
  • Estado en la DIAN La factura, sus notas y sus eventos, con el certificado digital de tu empresa, antes de causarla y antes de pagarla
  • Acuse y recibo del bien Las facturas a crédito que todavía no tienen acuse de recibo ni recibo del bien, y el registro de esos eventos
  • Aceptar o reclamar La cuenta atrás de 3 días hábiles, con los festivos de Colombia, y la propuesta de reclamo cuando no cuadra con la orden de compra
  • Endoso o cesión Antes de pagar, si la factura se endosó o se cedió en RADIAN, para pagar a quien la tiene
  • Notas crédito y débito Cada nota unida a su factura por el CUFE; una nota de anulación cancela la cuenta por pagar
  • Retenciones Retención en la fuente, reteIVA —también en compras al Régimen Simple— y reteICA, propuestas según tus reglas y las responsabilidades del proveedor en el RUT
  • Documento soporte Las cuentas de cobro y las compras del exterior sin su documento soporte
  • Tiquetes POS Los que no identifican a tu empresa con su NIT
  • Pagos y plazos Los pagos en efectivo de más de 100 UVT, y las facturas que pasarían del plazo legal de 45 días
  • Proveedores con riesgo Proveedores declarados ficticios o insolventes, y el estado de su matrícula mercantil
  • Facturas AIU e impuesto al consumo El IVA sobre el AIU en aseo, vigilancia y construcción, y el impuesto al consumo al gasto
  • Moneda extranjera La TRM de la fecha en las facturas en dólares

Una semana de facturas de proveedorDatos de ejemplo

Recibidas
303
Leídas
271
A revisión
32
De las leídas: incompletas · NIT por revisar
9 · 4
Revisadas por tu equipo, en el ERP
258
Entradas de hoy por canal
Entradas de hoy65 facturas
Buzón facturas@4442 listas · 2 en revisión
Carpeta compartida1414 listas
Fotos desde el celular76 listas · 1 foto borrosa

Incluido La entrada automática desde el buzón, la carpeta y el celular

Financial Suite Con la DIAN

Financial Suite

Tu bandeja de facturas

DIAN

Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales

Se activa en tu implementación todas estas conexiones

  • XML y CUFE Contenedor electrónico de la FE4817
  • Estado de la factura Validada, con sus notas y sus eventos, antes de causarla y antes de pagarla
  • Eventos Acuse de recibo y recibo del bien, y 3 días hábiles para aceptar o reclamar
  • Endoso o cesión A quién pertenece hoy la factura en RADIAN, antes de pagarla
  • Documento soporte Los datos de tus compras a quien no factura, para que lo emitas
  • Información exógena Tus pagos, retenciones e IVA descontable por tercero, en la exportación

El comprobante, en tu ERP

Se conecta con el ERP que uses —SAP, Siigo, Helisa, Siesa, World Office, Alegra, Microsoft Dynamics 365, Odoo u otro—: sincroniza tus terceros, tu plan de cuentas, tus centros de costos y tus órdenes de compra abiertas, y la factura entra como la quieras: preliminar para revisarla o ya contabilizada, con bloqueo de pago o sin él. El conector de SAP ya está en producción; el de tu ERP, si es otro, lo desarrollamos en tu implementación —con Helisa, por su interfaz Helisa Conekta si la tienes o por archivo plano—, y nos adaptamos a tus integraciones actuales para que tu equipo toque lo mínimo.

Tu ERP sigue mandando: la factura entra como la causaría tu equipo, con su sociedad, su tercero y su centro de costos, y nadie la da por buena sin revisarla.

Tu ERP

  • SAP· en producción
  • Siigo
  • Helisa
  • Siesa
  • World Office
  • Alegra
  • SAP Business One
  • el tuyo

El conector de SAP ya está en producción; el de los demás lo desarrollamos en tu implementación.

Ver los 51 sistemas más de Colombia

El conector de Microsoft Dynamics 365 Business Central, Odoo, Microsoft Dynamics 365 Finance, Oracle NetSuite, Oracle Fusion Cloud ERP, Oracle JD Edwards, Softland ERP, ContaPyme, Loggro, TNS, Novasoft, SEVEN ERP, Ofima, HGI ERP, Mekano, Cuenti, Aliaddo, OasisCom, AGIL, SiscoWeb, Sysman, SINCO ERP, Linix, Silogtran, Dinámica Gerencial Hospitalaria, Infor CloudSuite, Epicor Kinetic, Defontana, 1C:Drive, SAI Open, Pimisys, Amerika ERP, OPA, Panacea, Xenco, Yeminus, Fomplus, SMD Cloud, SysCafé, Software Factory, Presik, DSNube, Extragerto, ITS Contable, ContarERP, Amigo ERP, InformaWeb ERP, Stone ERP, Kubapp, Software GBS, Treinta y del resto de sistemas contables de Colombia también lo desarrollamos en tu implementación.

Financial Suite MI2291

Cuadra · en el ERP

Nexito Financial Suite

Factura validada
Revisada por tu equipo · 22/09 11:05

SAP

Factura preliminar, en borrador
Proveedor 100417 · Sociedad 1000

Comprobante propuesto de la factura MI2291
CuentaConceptoDébitoCrédito
5145 Mantenimiento y reparacionesMantenimiento de maquinaria · septiembreMantenimiento de maquinaria · septiembre3.800.000
2408 IVA descontableIVA 19 % de la factura MI2291IVA 19 % de la factura MI2291722.000
2335 Costos y gastos por pagarMantenimientos Industriales Guaduamar S.A.S.Mantenimientos Industriales Guaduamar S.A.S.4.522.000

Cuadra4.522.000 débito = 4.522.000 crédito

Cuentas de ejemplo del PUC: cada empresa usa su propio plan de cuentas. La retención en la fuente, la reteIVA y la reteICA te las propone Financial Suite en el comprobante contable según tus reglas, en tu implementación.

Terceros
1.386
Cuentas
712
Centros de costos
48
Órdenes de compra abiertas
117

Incluido La sincronización de datos maestros con tu ERP Datos de ejemplo

Tus facturas no salen a una IA externa

La IA que lee tus facturas corre en los servidores de tu implementación: tus facturas no se envían a un servicio de IA externo. Dónde viven tus datos lo eliges tú: en servidores de la Unión Europea, en tu país o en los de tu empresa. Lo dejamos decidido en la implementación. Conexiones cifradas, respaldo diario y acceso por roles.

Documentos

No sólo facturas: cualquier documento que llegue a tu empresa

Además de las facturas electrónicas de tus proveedores, Nexito Financial Suite lee los demás documentos con los que llevas el control de tus compras, tus pagos y tus gastos. Entran por el mismo buzón, la misma carpeta o una foto desde el celular.

Tus proveedores del exterior no emiten facturas electrónicas de la DIAN: te mandan su factura en PDF o escaneada, en su idioma y en dólares o en su moneda. Nexito Financial Suite lee el PDF, con OCR si es una imagen. Los servicios del exterior los soportas con el documento soporte que emites tú, y su IVA lo retienes tú; una importación, con su declaración de importación; y en moneda extranjera se registra a la TRM de la fecha. Esas comprobaciones, el idioma y la moneda los configuramos en tu implementación.

  • La representación gráfica de tus facturas electrónicas

    El PDF con su CUFE y su QR; el XML, en tu implementación

    Incluido

  • Facturas en papel y del exterior

    Las de contingencia que llegan impresas y las de tus proveedores del exterior

    Incluido

  • Servicios públicos

    Luz, agua, gas y telecomunicaciones, con su número de contrato o de medidor y el periodo

    Incluido

  • Fotos desde el celular

    La factura que te dan fuera de la oficina, fotografiada

    Incluido

  • Comprobantes de pago

    Comprobantes de transferencia y de consignación, para saber qué está pagado y qué no

    Incluido

  • Facturas por WhatsApp

    La foto o el PDF que te manda tu proveedor o tu equipo por WhatsApp, directo a tu bandeja

    Se activa en tu implementación

  • Notas crédito y notas débito

    Unidas a la factura que corrigen, por su CUFE

    Se activa en tu implementación

  • Cuentas de cobro de tus contratistas

    Con el aviso de emitir su documento soporte, que es lo que soporta el costo

    Se activa en tu implementación

  • Documento soporte y nota de ajuste

    Los emites tú al comprar a quien no factura: te preparamos sus datos

    Se activa en tu implementación

  • Tiquetes POS y documentos equivalentes

    Con aviso de los que no llevan el NIT de tu empresa: sin él no soportan costos ni IVA descontable

    Se activa en tu implementación

  • Peajes, tiquetes aéreos y extractos

    Los documentos equivalentes de los viajes de tu equipo y de tus bancos

    Se activa en tu implementación

  • Declaraciones de importación

    Como soporte de tus costos y del IVA de importación

    Se activa en tu implementación

  • Caja menor y legalización de viáticos

    Los gastos de tu equipo con su soporte, y el impuesto al consumo de los restaurantes al gasto

    Se activa en tu implementación

Úsalo como quieras

  1. Sólo leer y exportar

    Lee tus documentos y te los deja en Excel o CSV, sin tocar tu ERP.

    Incluido

  2. Controlar pagos y gastos

    Qué factura está pagada, cuál pasaría del plazo legal de pago y qué gasto falta soportar.

    Se activa en tu implementación

  3. Todo, hasta el comprobante contable

    Lectura, comprobaciones, aprobación y el comprobante propuesto en tu ERP.

    Incluido

Aprobación

Cada factura, a quien tiene que aprobarla

Cada factura sigue su circuito de aprobación: por sociedad, por valor, por centro de costos o por proveedor, con los niveles que necesites. La que no cuadra con su orden de compra va primero a quien puede resolverla, y la que se rechaza vuelve con su motivo. Queda el historial de quién aprobó qué y cuándo. Si vienes de SAP, es el mismo concepto que el workflow de facturas de VIM, y no depende de tu ERP: la factura llega a él cuando termina el circuito.

IncluidoCircuitos por sociedad con varios niveles por valor, centro de costos o proveedor; excepciones a quien las resuelve; rechazo con motivo e historial.

Se activa en tu implementaciónAprobar desde el celular, el correo o Teams; recordatorios, escalado y sustitutos en vacaciones; aprobación automática de lo que cumple tus reglas; y bloqueo de pago de las facturas en disputa.

Financial Suite FE4817

  1. Leída y comprobadaNexito Financial Suite · 10:21 Hecho
  2. ComprasNo cuadra con la orden de compra: se aprueba sólo lo pedido Resuelta
  3. Responsable del centro de costosCon su comentario en el historial Aprobada
  4. Dirección financieraPor valor: más de $ 1.000.000 Pendiente
  5. Tu ERPSe registra al terminar el circuito En espera

Datos de ejemplo

¿Varias sociedades? Todas en una sola instalación

IncluidoTodas las sociedades de tu grupo en una sola instalación, cada una con sus cuentas, sus centros de costos y sus aprobadores, y cada factura comprobada contra el NIT del receptor.

Se activa en tu implementaciónQue cada factura vaya sola a su sociedad por el NIT del receptor, y un ERP distinto por sociedad, lo activamos en tu implementación.

Financial Suite Sociedades

  • Distribuidora Tuquenara S.A.S. NIT receptor 902.614.583-1 SAP · Sociedad 1000
  • Alimentos Tibaquenta S.A.S. NIT receptor 902.637.108-3 Siigo
  • Logística Suatambo S.A.S. NIT receptor 902.658.941-2 Helisa

Datos de ejemplo

La factura FE4817 es de Distribuidora Tuquenara S.A.S.: comprobado con el NIT del receptor.

En la demo hablas con Adrián Martín Toro, que construye el producto. No con un comercial. Adrián es consultor SAP (LinkedIn). Equipo en España; atención por WhatsApp y videollamada. Reservar demo (30 min)

Quién está detrás

Lo que preguntan las empresas en Colombia

¿No está tu pregunta? Escríbenos por WhatsApp al +34 950 79 45 43.

Mira en la demo cómo llegaría cada factura al comprobante contable, sin digitarla

Media hora con Adrián, por videollamada, sobre las facturas que más te complican. Después de la demo te mandamos un resumen de lo que vimos.

Cuéntanos cuáles te complican más: la factura a crédito que todavía no tiene acuse, la que queda aceptada en 3 días hábiles con una diferencia de precio, el tiquete POS sin tu NIT, la cuenta de cobro sin documento soporte, la del exterior en dólares. Cuéntanoslo en la demo o por WhatsApp. Si nos dices qué ERP usas y cuántas facturas recibes al mes, preparamos la demo con facturas de ejemplo como las tuyas. Si traes las tuyas, las miramos juntos.

O escríbenos: WhatsApp +34 950 79 45 43

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