Costa Rica
Comprobante electrónico 4.4 (Hacienda) · Cédula jurídica · Hacienda · CRC
SAP, Odoo, Softland, Alegra
Nexito Financial Suite · Cuentas por pagar
OCR de facturas y comprobantes electrónicos 4.4 para empresas en Costa Rica
Nexito Financial Suite es el software de cuentas por pagar para empresas y contadores en Costa Rica: lee las facturas de tus proveedores —la representación gráfica del comprobante electrónico, la factura en papel, el PDF del exterior o la foto desde el celular—, comprueba que el proveedor esté en tu maestro, cruza cada factura con su orden de compra y deja el asiento propuesto en tu ERP, sin digitarlas. Con SAP ya está en producción; con Odoo, Softland (Exactus), Microsoft Dynamics 365, Alegra u otro sistema, el conector lo desarrollamos en tu implementación, igual que la lectura del XML 4.4 y la conexión con el Ministerio de Hacienda.
En la demo hablas con Adrián Martín Toro, que construye el producto. No con un comercial. Por videollamada, con facturas como las tuyas.
200 cajas que nadie pidió, paradas antes de SAPLa factura cobraba 200 cajas que nadie pidió. Nexito Financial Suite lo marcó antes de que llegara a SAP.
Datos de ejemplo
Financial Suite Por revisar FAC-2026-004822
Empaques Ujarrana S.A.
Factura electrónica 00100001010000004822 · 23/09/2026
₡1.629.460,00
Factura electrónica (representación gráfica)
1 Empaques Ujarrana S.A.
2 Cédula jurídica 3-101-Z95874
Barreal, Heredia
Factura electrónica
3 00100001010000004822
23/09/2026
Cliente
Distribuidora Cañalinda S.A.
4 Cédula jurídica 3-101-Z96418
Condición de venta: Crédito · 30 días
| Descripción | 5 Monto total |
|---|---|
| Película estirable 20" × 1.500 m, 80 rollos | 596.000,00 |
| Cajas de cartón corrugado, 1.200 u | 504.000,00 |
| Cinta adhesiva transparente 48 mm, 360 u | 342.000,00 |
| 5 Subtotal gravado 13 % | 1.442.000,00 |
|---|---|
| 6 IVA 13 % | 187.460,00 |
| 7 Total comprobante | ₡1.629.460,00 |
Clave numérica: 506 230926 003101Z95874 00100001010000004822 1 71840352
Emisor
- 1Validado
Proveedor
Empaques Ujarrana S.A.
Leído de la factura
- 2Validado
Cédula emisor
3-101-Z95874
En tu maestro de proveedores
Documento
- 3Validado
Número y fecha
00100001010000004822 · 23/09/2026
Crédito a 30 días: vence el 23/10/2026
Clave numérica y aceptación de Hacienda
Estructura de la clave y respuesta de Hacienda: aceptado o rechazado
Se activa en tu implementación
Mensaje receptor
Propuesta de aceptación parcial, con el motivo, antes del 8.º día hábil de octubre
Se activa en tu implementación
Receptor
- 4Validado
Cédula receptor
3-101-Z96418
Distribuidora Cañalinda S.A.
Montos
- 5Validado
Subtotal gravado 13 %
₡1.442.000,00
Leído de la factura
- 6Validado
IVA 13 %
₡187.460,00
Leído de la factura
No pasa a SAP hasta que alguien de tu equipo la revise.
No emitimos comprobantes ni los enviamos a Hacienda: trabajamos los que recibes de tus proveedores, electrónicos o en papel, antes de que lleguen a tu contabilidad. Tus declaraciones del IVA las sigues presentando tú o tu contador.
Validaciones
Validación de facturas: qué comprueba hoy y qué se activa en tu implementación
En Costa Rica tus proveedores emiten comprobantes electrónicos versión 4.4 del Ministerio de Hacienda, obligatoria desde el 1 de setiembre de 2025. Cada uno lleva una clave numérica de 50 dígitos y te llega con su XML, la respuesta de Hacienda y la representación gráfica en PDF. Sin la aceptación de Hacienda, la factura no respalda crédito fiscal ni gasto deducible.
Y te toca responder: aceptarla, aceptarla en parte o rechazarla en los 8 días hábiles desde el inicio del mes siguiente; si no respondes, se presume aceptada tal cual, y con beneficio fiscal tienes que responder siempre. Lo que te llega sin comprobante electrónico se declara cada mes en la declaración informativa 270.
Incluido
Desde el primer día, en cada factura
- Proveedor y vencimiento Que el proveedor exista en tu maestro de proveedores y la fecha de vencimiento según la condición de venta y el plazo
- Datos del receptor Tu cédula jurídica y tu razón social, leídas de la factura
- Montos Subtotales, IVA y total, tal como vienen en la factura
- Duplicados La misma cédula, número y total que ya entró por otro canal
- Pedido y aprobación Cruce con la orden de compra, centro de costo y la persona que tiene que aprobarla en cada sociedad
Se activa en tu implementación
Esa parte la desarrollamos o configuramos para tu empresa cuando la necesitas, con tus propias facturas.
- Lectura del XML El XML 4.4 del comprobante y la respuesta de Hacienda, leídos del archivo
- Clave numérica Su estructura, y que cuadre con la cédula, el tipo, el número y la fecha de la factura
- Aceptación de Hacienda Que cada comprobante tenga la aceptación de Hacienda, esperando hasta dos días hábiles al que se emitió sin internet
- Cédula del proveedor Su formato, incluida la cédula jurídica con letras, y su situación en Hacienda: inscrito, al día y su régimen
- Mensaje receptor La propuesta de aceptación, aceptación parcial o rechazo, con la condición del IVA y la actividad, y la cuenta atrás hasta el 8.º día hábil
- IVA por línea La tarifa de cada línea contra su código CABYS, con otros cargos, IVA devuelto y exoneraciones en el cuadre
- Notas de crédito y REP Unidos a su factura, con el saldo de cada pago parcial
- Documentos sin crédito Tiquetes, provisionales de contingencia y representaciones gráficas sin su XML
- Declaraciones Datos para tu declaración del IVA (formulario 150), la informativa 270 y tus facturas electrónicas de compra
Una semana de facturas de proveedorDatos de ejemplo
- Recibidas
- 331
- Leídas
- 296
- A revisión
- 35
- De las leídas: incompletas · fuera de tu maestro de proveedores
- 7 · 4
- Revisadas por tu equipo, en el ERP
- 285
| Entradas de hoy | 69 facturas | |
|---|---|---|
| Buzón facturas@ | 38 | 36 listas · 2 en revisión |
| Carpeta compartida | 21 | 21 listas |
| Fotos desde el celular | 10 | 9 listas · 1 foto borrosa |
Incluido La entrada automática desde el buzón, la carpeta y el celular
Financial Suite Con Hacienda
Financial Suite
Tu bandeja de facturas
Hacienda
TRIBU-CR
Se activa en tu implementación todas estas conexiones
- Lectura del XML 4.4 506230926…71840352.xml
- Clave numérica 506 230926 … 71840352
- Aceptación de Hacienda Aceptado o rechazado, con su respuesta firmada
- Mensaje receptor Aceptación, aceptación parcial o rechazo, antes del 8.º día hábil
- Situación del proveedor Inscrito, al día y su régimen
- Declaraciones 150 y 270 Datos para tu declaración del IVA y la informativa 270
El asiento, en tu ERP
Se conecta con el ERP que uses —SAP, Odoo, Softland (Exactus), Microsoft Dynamics 365, Alegra u otro—: sincroniza tus proveedores, cuentas, centros de costo y órdenes de compra abiertas, y la factura entra como la quieras: preliminar para revisarla o ya contabilizada, con bloqueo de pago o sin él. El conector de SAP ya está en producción; el de tu ERP, si es otro, lo desarrollamos en tu implementación, y nos adaptamos a tus integraciones actuales para que tu equipo toque lo mínimo.
Tu ERP sigue mandando: la factura entra como la registraría tu equipo, con su sociedad, su proveedor y su centro de costo, y nadie la da por buena sin revisarla.
Tu ERP
- SAP· en producción
- SAP Business One
- Odoo
- Microsoft Dynamics 365 Business Central
- Microsoft Dynamics 365 Finance & Operations
- Oracle NetSuite
- Oracle JD Edwards
- el tuyo
El conector de SAP ya está en producción; el de los demás lo desarrollamos en tu implementación.
Ver los 46 sistemas más de Costa Rica
El conector de Epicor, QuickBooks, Softland (Exactus), Alegra, FACTURATica, Munis.cr, Sibu ERP, Quarzo CODEAS, Logical Data LDCOM, TecApro BOS, SysWEB NOVA, NOVUS ERP, Factúrele, Oracle Fusion Cloud ERP, Infor CloudSuite, Acumatica, Zoho Books, ERPNext, Banana Contabilidad Plus, PLAN ERP, Novyx, SIT, Tario, Servus ERP, ERP®CONTABLE, Manager Software ERP, Dora, Sabio Cloud, Solaria X, Advantage Plus, CBS ERP, Businesspro, NEO Business, TechnoSoft, Secure Business, Más que Sistemas, MICONTACR, SV Conta, ContaExpert CR, TuERP, APSYCR ERP, Optimus ERP, Logosoft, Noah Systems, Qupos, Switch Soft y del resto de sistemas contables de Costa Rica también lo desarrollamos en tu implementación.
Financial Suite FAC-2026-004836
Cuadra · en el ERPNexito Financial Suite
Factura validada
Revisada por tu equipo · 23/09 11:20
SAP
Factura preliminar, en borrador
Proveedor 100523 · Sociedad 1000
| Cuenta | Concepto | Débito | Crédito |
|---|---|---|---|
| 5.1.03Suministros y materiales · bodega San José | Suministros y materiales · bodega San José | 850.000,00 | |
| 1.1.05IVA crédito fiscal | IVA crédito fiscal | 110.500,00 | |
| 2.1.01Cuentas por pagar proveedores · Suministros Barvasur S.R.L. | Cuentas por pagar proveedores · Suministros Barvasur S.R.L. | 960.500,00 |
Cuadra960.500,00 débito = 960.500,00 crédito
Cuentas de ejemplo: cada empresa usa su catálogo de cuentas.
- Proveedores
- 1.284
- Cuentas
- 612
- Centros de costo
- 38
- Órdenes de compra abiertas
- 97
Incluido La sincronización de datos maestros con tu ERP Datos de ejemplo
Tus facturas no salen a una IA externa
La IA que lee tus facturas corre en los servidores de tu implementación: tus facturas no se envían a un servicio de IA externo. Dónde viven tus datos lo eliges tú: en servidores de la Unión Europea, en tu país o en los de tu empresa. Lo dejamos decidido en la implementación. Conexiones cifradas, respaldo diario y acceso por roles.
Documentos
No sólo facturas de Hacienda: cualquier documento que llegue a tu empresa
Además de los comprobantes electrónicos de tus proveedores, Nexito Financial Suite lee los demás documentos con los que llevas el control de tus compras, tus pagos y tus gastos. Entran por el mismo buzón, la misma carpeta o una foto desde el celular.
Tus proveedores del exterior no emiten comprobantes de Hacienda: te mandan la factura en PDF o escaneada, en su idioma y su moneda. Nexito Financial Suite lee el PDF, con OCR si es una imagen. Por los servicios que compras a una empresa sin domicilio en Costa Rica, la factura electrónica de compra la emites tú y conservas la factura original del proveedor: sus datos, el idioma y la moneda los configuramos en tu implementación. Las mercancías importadas se respaldan con su declaración aduanera.
Comprobantes electrónicos (representación gráfica)
En PDF o impresos; el XML y la respuesta de Hacienda, en tu implementación
Incluido
Facturas en PDF, escaneadas o en papel
Los comprobantes provisionales de contingencia y las facturas de proveedores del exterior
Incluido
Fotos desde el celular
La factura que te dan fuera de la oficina, fotografiada
Incluido
Comprobantes de pago, transferencias y SINPE Móvil
Para saber qué está pagado y qué no
Incluido
Tiquetes y gastos de tu equipo
El tiquete no respalda gasto ni crédito: aviso para pedir la factura a tu cédula
Se activa en tu implementación
Notas de crédito y de débito
Reconocidas y unidas a su factura
Se activa en tu implementación
Recibos electrónicos de pago (REP)
Unidos a su factura a crédito, con el saldo
Se activa en tu implementación
Facturas electrónicas de compra
Las emites tú: te preparamos sus datos
Se activa en tu implementación
Declaraciones aduaneras
El respaldo del IVA de tus importaciones
Se activa en tu implementación
Úsalo como quieras
Sólo leer y exportar
Lee tus documentos y te los deja en Excel o CSV, sin tocar tu ERP.
Incluido
Controlar pagos y gastos
Qué factura está pagada, qué gasto falta justificar y de quién.
Se activa en tu implementación
Todo, hasta el asiento
Lectura, comprobaciones, aprobación y el asiento propuesto en tu ERP.
Incluido
Aprobación
Cada factura, a quien tiene que aprobarla
Cada factura sigue su circuito de aprobación: por sociedad, por monto, por centro de costo o por proveedor, con los niveles que necesites. La que no cuadra con su orden de compra va primero a quien puede resolverla, y la que se rechaza vuelve con su motivo. Queda el historial de quién aprobó qué y cuándo. Si vienes de SAP, es el mismo concepto que el workflow de facturas de VIM, y no depende de tu ERP: la factura llega a él cuando termina el circuito.
IncluidoCircuitos por sociedad con varios niveles por monto, centro de costo o proveedor; excepciones a quien las resuelve; rechazo con motivo e historial.
Se activa en tu implementaciónAprobar desde el celular, el correo o Teams; recordatorios, escalado y sustitutos en vacaciones; aprobación automática de lo que cumple tus reglas; y bloqueo de pago de las facturas en disputa.
Financial Suite 00100001010000004822
- Leída y comprobadaNexito Financial Suite · 10:21 Hecho
- ComprasNo cuadra con la orden de compra: se aprueba sólo lo pedido Resuelta
- Responsable del centro de costoCon su comentario en el historial Aprobada
- Dirección financieraPor monto: más de ₡1.000.000,00
- Tu ERPSe registra al terminar el circuito En espera
Datos de ejemplo
¿Varias sociedades? Todas en una sola instalación
IncluidoTodas las sociedades de tu grupo en una sola instalación, cada una con sus cuentas, sus centros de costo y sus aprobadores, y cada factura comprobada contra la cédula jurídica del receptor.
Se activa en tu implementaciónQue cada factura vaya sola a su sociedad por la cédula del receptor, y un ERP distinto por sociedad, lo activamos en tu implementación.
Financial Suite Sociedades
- Distribuidora Cañalinda S.A. Cédula jurídica del receptor 3-101-Z96418 SAP · Sociedad 1000
- Cañalinda Logística S.R.L. Cédula jurídica del receptor 3-102-Z97350 Odoo
- Grupo Cañalinda S.A. Cédula jurídica del receptor 3-101-Z98263 Softland (Exactus)
Datos de ejemplo
La factura 00100001010000004822 es de Distribuidora Cañalinda S.A.: comprobado con la cédula jurídica del receptor.
En la demo hablas con Adrián Martín Toro, que construye el producto. No con un comercial. Adrián es consultor SAP (LinkedIn). Equipo en España; atención por WhatsApp y videollamada. Reservar demo (30 min)
Quién está detrásLo que preguntan las empresas en Costa Rica
- Nexito Financial Suite lee de la representación gráfica la clave numérica de 50 dígitos de cada comprobante, junto con el consecutivo, la fecha y la cédula del proveedor. La lectura del XML 4.4 y de la respuesta de Hacienda, la comprobación de que la clave cuadra con la factura y la consulta del estado en Hacienda las activamos en tu implementación. Importa porque Hacienda valida cada comprobante en tres horas como máximo, y una factura sin su aceptación no respalda crédito fiscal ni gasto deducible.
- Sí, en tu implementación. Con el mensaje receptor aceptas, aceptas en parte o rechazas cada comprobante en los 8 días hábiles contados desde el primer día del mes siguiente; si no respondes, Hacienda la da por aceptada tal cual, y en las compras con beneficio fiscal tienes que responder siempre. Nexito Financial Suite te propone la respuesta de cada factura —con el motivo cuando no cuadra con la orden de compra, la condición del IVA y la actividad según tus reglas— y te avisa antes de que venza el plazo. El envío lo haces con tu sistema de facturación o con Tico Factura.
- No. Tu ERP sigue siendo donde se registra todo y tu facturador sigue emitiendo: Nexito Financial Suite prepara cada factura recibida, lo que la IA no tiene claro va a una cola de revisión y el asiento propuesto entra en tu ERP. Con SAP funciona hoy; si tu ERP necesita un conector nuevo, lo desarrollamos en tu implementación. La implementación es la puesta en marcha con tu equipo: conectamos tu ERP, cargamos tus proveedores y tus cuentas, y dejamos configuradas las comprobaciones que necesitas. Qué activar y en qué orden lo vemos contigo en la demo.
- Si tu sistema ya recibe los XML de tus proveedores y envía la aceptación a Hacienda, eso cubre una parte. Nexito Financial Suite se ocupa del resto: lo que no llega como XML a tu nombre —la factura del proveedor del exterior, el papel, la foto del gasto, el PDF suelto—, el cruce de cada factura con su orden de compra y con quien tiene que aprobarla en cada sociedad, y la cola de revisión antes de que nada llegue a tu ERP, preliminar o ya contabilizado. Con SAP funciona hoy.
- Nexito Financial Suite lee la representación gráfica como cualquier factura: la clave numérica, la cédula, el consecutivo, la fecha y los montos. Pero, para una empresa, la representación gráfica no respalda crédito ni gasto: lo que vale es el XML aceptado por Hacienda, y tu proveedor tiene que enviártelo junto con la respuesta de Hacienda. El aviso de las facturas que llegan sin su XML, para que tu equipo lo pida, lo activamos en tu implementación, junto con el lector del XML.
- Nexito Financial Suite las lee en PDF o escaneadas; el idioma y la moneda de cada proveedor los configuramos en tu implementación. Por los servicios y bienes intangibles que compras a una empresa sin domicilio en Costa Rica, el IVA lo declaras tú y la factura electrónica de compra la emites tú, y conservas la factura original del proveedor: te preparamos los datos de esa factura electrónica de compra en tu implementación. Las mercancías importadas no llevan factura electrónica de compra: se respaldan con su declaración aduanera.
- Nexito Financial Suite los lee todos, con la misma foto desde el celular. Pero no todos te sirven igual: el tiquete electrónico es para el consumidor final y no respalda gastos ni créditos, y a un proveedor del régimen simplificado le puedes pedir el comprobante, pero no siempre lo emite. Lo que compras sin comprobante electrónico se informa cada mes en la declaración informativa 270. El aviso de estos casos y la exportación para la 270 los activamos en tu implementación.
- No presentamos declaraciones: la declaración del IVA (formulario 150 en TRIBU-CR, antes D-104) la sigues presentando tú o tu contador, a más tardar el día 15 del mes siguiente. Te preparamos en la implementación la exportación de tus compras por actividad, tarifa y crédito fiscal, y la de la declaración informativa 270.
- En Costa Rica no hay un comprobante electrónico de retención: las retenciones se reflejan en las declaraciones. Las que te pueden tocar como pagador son, sobre todo, las de los pagos a proveedores del exterior, y en los servicios del exterior el IVA lo declaras tú. Las reglas las activamos en tu implementación y se revisan con tu contador o tu asesor tributario.
- El Registro Nacional pasará a cédulas jurídicas alfanuméricas, con el mismo número de caracteres (por ejemplo, 3-101-A00001), cuando agote la numeración actual, previsto para el cuarto trimestre de 2026, y Hacienda ya las admite en la versión 4.4. Por eso nuestras facturas de ejemplo usan cédulas con letras. La comprobación de la cédula de cada proveedor, con su formato —también la jurídica con letras— y su situación en Hacienda, la activamos en tu implementación.
- Sí. Tu contador puede entrar con su propio usuario —los usuarios son ilimitados— para revisar las facturas, o recibirlas ya leídas en Excel o CSV para cargarlas en su sistema. Si el despacho lleva varias empresas, cada una tiene su cédula, sus proveedores y sus cuentas en una sola instalación, y sus clientes le reenvían las facturas a su buzón. Que cada cliente vea sólo lo suyo lo activamos en tu implementación. Las declaraciones las sigue presentando tu contador.
- Sí. Puedes usar Nexito Financial Suite sólo para leer las facturas de tus proveedores —la representación gráfica, un PDF, una factura en papel escaneada o una foto desde el celular— y exportar los datos a Excel o CSV, sin conectarlo todavía con tu ERP. Si el PDF es digital, lee su texto directamente; si es una imagen o un escaneo, lo lee con OCR. Las comprobaciones, la aprobación y el envío del asiento a tu ERP los sumas cuando quieras.
- No. La IA que lee tus facturas corre en los servidores de tu implementación: tus facturas no se envían a un servicio de IA externo. Dónde viven tus datos lo eliges tú: en servidores de la Unión Europea, en tu país o en los de tu empresa. Lo dejamos decidido en la implementación. Conexiones cifradas, respaldo diario y acceso por roles.
- Con una cuota fija mensual según tu volumen, usuarios ilimitados y sin pago por factura. El mantenimiento y los cambios de Hacienda van en la cuota. No publicamos precios: lo vemos contigo después de la demo, según tu volumen.
¿No está tu pregunta? Escríbenos por WhatsApp al +34 950 79 45 43.
Mira en la demo cómo llegaría cada factura al asiento, sin digitarla
Media hora con Adrián, por videollamada, sobre las facturas que más te complican. Después de la demo te mandamos un resumen de lo que vimos.
Cuéntanos cuáles te complican más: la factura que llega en PDF sin su XML, el plazo del mensaje receptor a principios de mes, la del exterior que necesita tu factura electrónica de compra, la que llega sin orden de compra. Cuéntanoslo en la demo o por WhatsApp. Si nos dices qué ERP usas y cuántas facturas recibes al mes, preparamos la demo con facturas de ejemplo como las tuyas. Si traes las tuyas, las miramos juntos.
O escríbenos: WhatsApp +34 950 79 45 43
Financial Suite en otros países
¿Tu grupo tiene empresas fuera de Costa Rica? Cada país, con su comprobante y su identificador fiscal.
- ES España Factura
- MX México CFDI
- CO Colombia Factura electrónica (CUFE)
- PE Perú CPE
- CL Chile DTE
- AR Argentina Comprobante con CAE
- EC Ecuador RIDE
- BO Bolivia Factura SIAT (CUF)
- PY Paraguay DE y KuDE
- PA Panamá Factura electrónica (CAFE)
- SV El Salvador DTE (CCF, tipo 03)
- DO Rep. Dominicana e-CF y NCF
¿Y el resto de documentos de tu empresa? Mira la gestión documental en Costa Rica con Nexito Document Manager.